Varsling 2 måneder før aflevering
Af hensyn til overholdelsen af tidsfristerne for bedømmelse og forsvar skal den ph.d.-studerende varsle institutlederen og ph.d.-skolens sekretariat om indlevering af afhandlingen i god tid og senest 2 måneder før forventet indleveringstidspunkt. Det er vigtigt at denne frist overholdes, således at bedømmelsesudvalget kan være nedsat på indleveringstidspunktet.
Aktivitetsoversigt og hovedvejlederudtalelse
I forbindelse med indlevering af afhandlingen udarbejder den studerende på baggrund af ph.d.-planen en opdateret oversigt over de gennemførte uddannelsesaktiviteter i løbet af ph.d.-uddannelsen. Aktivitetsoversigten skal udarbejdes på både dansk og engelsk af hensyn til udstedelsen af ph.d.-beviset. Aktivitetsoversigten afleveres til hovedvejlederen senest 2 uger inden aflevering af afhandlingen.
På baggrund af aktivitetsoversigten udarbejder hovedvejlederen en udtalelse om det samlede ph.d.-forløb, herunder om gennemførelse af ph.d.-planens enkelte dele, jf. ph.d.-bekendtgørelsens § 9. Udtalelsen skal være på engelsk.
Indstiller hovedvejlederen i sin udtalelse, at ph.d.-uddannelsen ikke er tilfredsstillende gennemført, skal den ph.d.-studerende have mulighed for inden for 2 uger at fremkomme med bemærkninger til hovedvejlederens udtalelse.
Ph.d.-skolelederen vurderer på grundlag af hovedvejlederens udtalelse, forfatterens eventuelle bemærkninger og de regelmæssige vurderinger, om den samlede ph.d.-uddannelse er tilfredsstillende gennemført. Afhandlingen kan kun tages under bedømmelse, hvis den samlede ph.d.-uddannelse er tilfredsstillende gennemført.
Hvis ph.d.-skolelederen vurderer, at den samlede ph.d.-uddannelse ikke er tilfredsstillende gennemført, skal den ph.d.-studerende have mulighed for inden for 2 uger at fremkomme med bemærkninger til dekanen om ph.d.-skolelederens afgørelse. Den endelige afgørelse træffes i dette tilfælde af dekanen.
Den ph.d.-studerendes indskrivning ved universitetet ophører ved indlevering af ph.d.-afhandlingen.