Skip to main content

Elektroniske fakturaer

Fakturaer skal fremsendes elektronisk

Danske leverandører af varer og tjenesteydelser til SDU skal i henhold til loven om offentlige betalinger sende en elektronisk faktura til universitetet.

Elektroniske fakturaer kan dannes og sendes på flere måder. De mest anvendte er:

 

Oplysninger på fakturaer til SDU

Fakturaen til SDU skal bl.a. indeholde et EAN-nummer. I nogle tilfælde kaldes det også et GLN-nummer.  Du får EAN-nummeret oplyst af SDU i forbindelse med ordreafgivelsen. For at sikre en optimal forretningsgang har alle institutter og afdelinger på universitetet hvert sit EAN-nr. Det kan derfor være nødvendigt, at du som leverandør opretter de forskellige institutter og afdelinger som forskellige debitorer.

Hvis du ikke har fået oplysning om EAN-nr. ved ordreafgivelsen, kan du finde nummeret i oversigten over EAN-numre eller kontakte SDU's kreditorbogholderi på mail kreditor@sdu.dk eller tlf. 6550 4600 (kl. 10.00–12.00 og kl. 13.00–14.00).

Udover EAN-nr. skal fakturaen indeholde følgende oplysninger, som du får oplyst af SDU i forbindelse med ordreafgivelsen:  

  • Ordrenummer som ordrereference (svarende til rekvisitionsnummer)
  • Personreference
  • Omkostningssted eller gerne den fulde kontostreng

Derudover skal fakturaen indeholde følgende almindelige oplysninger jf. momsreglerne:

  • Fakturanr. og fakturadato
  • Navn, adresse og CVR-nr. på sælger
  • Navn og adresse på køber
  • Mængden og arten af leverede varer eller omfanget og arten af de leverede ydelser 
  • Pris på det leverede
  • Momssats og momsbeløb

Endelig skal fakturaer fra leverandører - som SDU har indgået en indkøbsaftale med - indeholde de informationer, der fremgår af den indgående indkøbsaftale. Det gælder f. eks. varenummer og UNSPSC-kode.

 

SDU modtager ikke proforma-fakturaer

SDU accepterer ikke proforma-fakturaer.

Det skyldes, at en proforma-faktura per definition ikke er en egentlig faktura, men et dokument, der i forskellige sammenhænge kan bruges forud for den egentlige betaling, eksempelvis i forbindelse med fremsendes af tilbud eller til brug for fortoldning.

 

Betalingsfrist

Alle leverandører oprettes i SDU's kreditorbogholderi med en betalingsfrist på 30 dage efter modtagelse af en faktura med de overfor nævnte oplysninger.

Betalingsfristen på 30 dage er fastsat med baggrund i § 3a i Renteloven.

 

SDU skifter økonomi-/ERP-system i januar 2022

SDU skifter økonomi-/ERP-system i januar 2022.

Det må i forbindelse med skiftet forventes, at SDU ikke i alle tilfælde kan overholde den normale betalingsfrist. SDU beklager naturligvis eventuelle ulemper som følge af den mulige forsinkede betaling.

SDU udsender information om skiftet til de oftest anvendte leverandører i slutningen af november 2021.

 

Spørgsmål

Du kan læse mere elektronisk fakturering på Virksomhedsguiden, der redigeres af Erhvervsstyrelsen.

Spørgsmål vedr. elektroniske fakturaer til SDU kan rettes til SDU's kreditorbogholderi på e-mail kreditor@sdu.dk eller tlf. 6550 4600 (telefontid kl. 10.00 - 12.00 og kl. 13.00 - 14.00).

 

Ansvarlig for siden: Regnskabsafdelingen

Sidst opdateret: 04.11.2021