SDU Kolding studerende udvikler ny digital platform til Kolding Kommune
De to studerende fra International virksomhedskommunikation har udviklet bestillingsplatformen i samarbejde med Kolding Kommunes trykkeri.
To studerende, Arvin og Tobias, fra International virksomhedskommunikation – engelsk, IT og webkommunikation på SDU Kolding har udviklet en bestillingsplatform, som muliggør digital bestilling af trykkerisager på Kolding Kommunes trykkeri, samt et værktøj til udarbejdelse af visitkort med udgangspunkt i kommunens designmanual. Førhen bestod bestillingen igennem lange mailkorrespondancer, hvor den relevante information ofte var spredt over flere mails. Nu er arbejdet automatiseret og dermed langt mere effektivt for kommunens medarbejdere og kommunen selv.
Kan I fortælle lidt om baggrunden for projektet samt jeres tilgang?
Vi havde allerede på forhånd aftalt, at vi ville arbejde med noget praktisk i vores bacheloropgave, og ville desuden arbejde med en virksomhed for at få afprøvet vores kompetencer indenfor den type samarbejde.
Igennem Arvins tidligere ansættelse, hos Kolding Kommunes Printhouse, blev vi opmærksomme på, at der var et potentiale i at automatisere en meget manuel arbejdsgang ift. ordrehåndtering, grafisk opsætning og trykarbejde. Efter en dialog med Kolding Kommune blev projektet en realitet, og vi skulle herefter finde ud af, hvordan vi ville tilgå det rent akademisk i vores bacheloropgave. Her besluttede vi os for at tage udgangspunkt i en agil systemudvikling, og undersøge hvordan Scrum kan anvendes til at facilitere systemudviklingen af en webbaseret trykkeriportal med få interessenter.
For Kolding Kommune kan det mærkes på ”bundlinjen”. Der er sparet en del timer, da bestillingsprocessen er blevet automatiseret, og nu kan kunderne (de ansatte der bestiller) rent faktisk se, hvad tingene koster inden bestilling, så de er klar over nøjagtigt, hvad de får. Derudover har vi automatiseret al dialog med kunden. Når en tryksag er færdigproduceret, markerer trykkeriet ordren som behandlet, og den udløser automatisk en mail, der bliver sendt til kunden om, at de kan hente deres ordre.
Hvad har været udfordrende, og hvordan har I overkommet disse udfordringer?
Vi stødte panden mod muren en del gange - både i forhold til at skrive opgaven men i særdeleshed også igennem udviklingen. Her kan især det autogenerede visitkort fremhæves, da det ikke var ligetil at oprette et system, der tager brugerens input og tryller dem om til et færdigt visitkort, der følger alle krav i Kolding Kommunes designmanual. Derudover er det generelt vanskeligt at implementere nye systemer i større organisationer, men da vi så endelig fik grønt lys, gik det hurtigt! Vi fik købt domæne, server og sat systemet op, og kørte pilottest i knap 6 måneder, hvor vi løbende rettede fejl. Systemet er nu officielt lanceret, og aktivt i brug for alle ansatte der skal bestille tryksager, mens vi fortsat er på til at supportere og videreudvikle.
Kan I sige noget om, hvilke kompetencer der har været behov for i jeres projekt?
De interdisciplinære kompetencer vi har fået igennem vores uddannelse, har gavnet projektet og ikke mindst slutproduktet. Vi har haft kompetencerne til at producere et digitalt produkt fra start til slut og kombineret med vores forståelse for organisationer og deres sammensætning, gjorde det, at vi kunne se muligheder, som trykkeriet ikke selv havde set. Vores uddannelse har desuden været meget orienteret på, hvordan det teoretiske kan bruges i praksis, og ikke mindst hvordan den teoretiske viden kan skabe værdi i et praktisk arbejde. Vi var lidt overrasket over, hvor meget slutbrugerkommunikation projektet egentligt indeholdte. Naturligvis var vi klar over, at UX var en vigtig del af projektet, men når der skal kommunikeres noget så teknisk som trykkerisager til almindelige medarbejdere, så kræver det, at man holder tungen lige i munden – og lidt flere guides end forventet. Derfor var vores kompetencer indenfor tekstforfatning og målgruppefokus langt mere relevante, end vi først havde forventet.
Og så har vi bare været super heldige, fordi vi er som Bananer i Pyjamas, vi arbejder bare godt sammen og forstår hinanden (i hvert fald i IT-projekter). Mange IT-projekter kræver ikke nødvendigvis ekspertviden fra folk, der har specialiseret sig indenfor et snævert felt. Derimod har vi kunnet skabe værdi ved at være i stand til at udføre ganske komplekse løsninger, og ved at vide hvem vi skulle tage fat i, hvis vi ikke selv havde ekspertevnerne til de enkelte opgaver.
Har I nogen gode råd her til sidst?
Kast dig ud i det, du brænder for – det er ofte lettere end den “nemme” løsning. Det føles som en leg, når man synes, at det man arbejder med, er sjovt. Vær samtidigt ambitiøs men realistisk, og sikker på at du kan nå at blive færdig. Tænk dog også på at arbejde struktureret, og hav en klar forventningsafstemning med din vejleder samt organisationen, du samarbejder med. Ellers kan man nemt komme på afveje. Og så må man endelig ikke glemme det akademiske – det hjælper heldigvis kun dit projekt i den rigtige retning.
Arvin og Tobias har læst en BA i International virksomhedskommunikation, engelsk IT og webkommunikation på SDU Kolding og læser nu hhv. Cand. It. I Webkommunikatiton og Cand.Scient i Data Science. Arvin driver en virksomhed ved siden af studiet, men drømmer om at kunne arbejde som digital generalist, når han er færdiguddannet. Tobias ønsker også at fortsætte i de digitale baner, og bruge data til at skabe innovation og vækst i virksomheder.