Skip to main content

Guide 1: Mail

Når du bliver ansat får du en personlig studiementor/faglig vejleder-mailboks. Derudover er der en fælles mailboks for funktionen studiementor/faglig vejleder på din uddannelse (funktions-mailen).

Eksempel:  Stine er studiementor på Dansk. Stine har en studiementor-mail der hedder smsti@sdu.dk.  Derudover har studiementor på Dansk en funktions-mail, der hedder sm-dansk@sdu.dk. 

Brug altid funktions-mailadressen på kontaktflader
Så skal studerende kun henvende sig ét sted for at være sikker på at få svar på deres faglige spørgsmål. Det er god service, og det gør jer samtidig mindre sårbare ved fx længerevarende sygdom.

Svar altid studerende fra funktions-mailen
Når du svarer på mails fra studerende, skal du altid svare fra funktions-mailen. Din personlige faglige vejleder mail kan du bruge når du kommunikerer med dine kollegaer.

Du har mulighed for at logge på din arbejdsmail fra din egen private PC, så du fx kan besvare mails hjemmefra. Det gør du ved at logge på din mail via online.sdu.dk. Følg guiden herunder.

Klik på Loom-ikonet  i øverste venstre hjørne for at se videoen i fuld skærm. 

 

En god mailsignatur er vigtig, for den sender et professionelt signal. Signaturen skal være kort og præcis og holde sig til retningslinjerne for, hvordan en signatur på SDU ser ud.

Indhold i en god mailsignatur
En god mailsignatur indeholder følgende:

  • Venlig hilsen/Med venlig hilsen/Hilsner fra
  • Dit navn
  • Din titel
  • Dit faglig vejleder tlf. nr.
  • Din personlige faglig vejleder-mailadresse
  • SDU information (adresse + logo)

Eksempel på mailsignatur 
Kopier evt. en af dine kollegaers mailsignatur og ret den til med dine oplysninger. 

Lav din signatur på engelsk, hvis det er relevant
Er du studiementor/faglig vejleder på en uddannelse med internationale studerende, er det en god idé at lave signaturen på engelsk.

Når du sætter din mailsignatur op skal du gøre det via webmail.sdu.dk. Dermed slår signaturen både igennem på din webmail og på Outlook-klienten på din arbejds-pc. Følg guiden nedenfor.

Klik på Loom-ikonet  i øverste venstre hjørne for at se videoen i fuld skærm. 


Du skal sætte et autosvar op på din mail, fordi der helt sikkert vil være studerende, som skriver til dig, når du ikke er på arbejde. Sæt autosvar op på både funktionsmailen og din personlige mail.

4 ting som skal være med i et autosvar
Der er nogle basale ting, som et autosvar som minimum bør indeholde:

  1. Start altid med at takke for henvendelsen
  2. Svartid. Fortæl, hvornår modtageren kan forvente at få svar fra dig.
  3. I mellemtiden. Angiv, hvor den studerende kan få hjælp, hvis han/hun har brug for akut svar. Vi anbefaler, at du henviser til Studievejledningen Humaniora via www.sdu.dk/svh
  4. Afslut altid med en personlig hilsen

Eksempel på autosvar

Tak for din mail. 

Du kan forvente svar indenfor 3 hverdage. 

Hvis du har brug for svar inden, kan du finde hjælp på dine studiesider eller tage fat i Studievejledningen Humaniora.

Hilsner fra Stine, studiementor på Dansk

Lav et autosvar på engelsk, hvis det er relevant

Er du studiementor/faglig vejleder på en uddannelse med internationale studerende, er det en god idé også at lave autosvaret på engelsk. Du kan indsætte den engelske version under den danske.

Husk at opdatere dit autosvar
Husk at ændre autosvar, hvis du er på ferie eller er væk i længere perioder.

Når du sætter dit autosvar op, skal du gøre det via webmail.sdu.dk. Dermed slår signaturen både igennem på din webmail og på Outlook-klienten på din arbejds-pc. Følg guiden nedenfor.

Klik på Loom-ikonet  i øverste venstre hjørne for at se videoen i fuld skærm. 


Hvis du har brug for hjælp til opsætning af din mail, er du velkommen til at tage fat i Servicedesken.

Mails bliver ofte upersonlige, fordi vi  ikke har stemmen og kropssproget med til vise imødekommenhed og hjælpsomhed. Derfor er gode mails ikke hurtigt skrevet. Men mails har også fordele frem for ansigt-til-ansigt vejledning, og dem skal du udnytte. I mails kan du videregive meget store mængder information, på en overskuelig måde, og den studerende kan kigge på det i fred og ro, og har det liggende til senere brug.

6 gode råd til vejledning på mail

  1. Inden du trykker send, så spørg dig selv: Fik jeg svaret på det hele? Er der indforståetheder i mit svar, som den studerende måske ikke forstår? Udtrykker mit svar og min tone mine intentioner?
  2. Undgå parallelkommunikation. Undlad at skrive ting i mails som allerede står andre steder, men link i stedet til kilden.
  3. Benyt muligheden for at give lidt bonusinfo, fx: ”Du skriver som en sidebemærkning at du måske vil til udlandet i næste semester. Jeg ved ikke om du allerede har overblik over hvordan det foregår, men ellers kan du  på studiesiderne læse mere om udlandsophold og finde en masse gode råd.” 
  4. Brug nyhedstrekanten. Begynd med hovedbudskabet, kom så med underbyggende informationer (hvem, hvad, hvor, hvornår) og slut af med detaljer (spørgsmål, uddybning mv.)
  5. Skriv klart. Korte sætninger, lug ud i fyldord, skriv aktivt og brug bydeform 'Send', 'Hent', 'Søg' mv.
  6. Hav en klar struktur i mailen. Hyperlinks (se pkt. 1:9 Sådan laver du hyperlinks), afsnit med overskrifter, fremhævninger, punktopstillinger og formatering.
 

I mails kan du videregive meget store mængder information, på en overskuelig måde, og modtageren kan kigge på det i fred og ro. Derfor er det godt, at du indsætter links til websider, hvor modtageren fx kan finde mere relevant information. For at undgå meget lange internetadresser (URL’er), kan du gøre et eller flere nøgleord i teksten til et link.

Det er forskelligt, hvordan du laver links i din mail alt efter hvilken platform du åbner din mail fra.

Hyperlinks i webmail
Klik på Loom-ikonet  i øverste venstre hjørne for at se videoen i fuld skærm. 



Hyperlinks via Outlook på din arbejds-PC eller via online.sdu.dk

Klik på Loom-ikonet  i øverste venstre hjørne for at se videoen i fuld skærm. 

 









3 ting  du skal gøre for at overholde persondataforordningen

  1. Svar altid den studerende via studentermail, hvis der er personfølsomme oplysninger i mailen.
  2. Slet mails fra studerende efter 30 dage. Kun hvis korrespondancen er åben, kan du beholde mailen. Vi anbefaler, at du opsætter en politik for automatisk sletning af mails.
  3. Hvis du har brug for at gemme mails fra studerende, kan du få hjælp til at journalisere dem hos dit studiesekretariat. 

    Hvis du har brug for mere information om persondataforordningen, kan du tage fat i din leder.
 

Studievejledningen på Humaniora Det Humanistiske Fakultet Syddansk Universitet

  • Campusvej 55
  • Odense M - DK-5230
  • Telefon: +45 6550 2040

Sidst opdateret: 04.01.2019