Der er oprettet en særlig pulje ved Ph.d.-skolen til at støtte projektrelateret rejsevirksomhed til udlandet ud over de rejser der er dækket af den enkelte ph.d.-studerendes standardrejsebudget på kr. 30.000. Som eksempel kan nævnes konferencedeltagelse, miljøskift, summer schools, mv.
Der gælder følgende regler for ansøgning:
- Der anvendes ikke noget fast skema til ansøgningen.
- Ansøgningen sendes elektronisk til ph.d.-skolelederen.
- Den skal være anbefalet af vejleder og institutleder.
- Det skal dokumenteres (fx ved kontoudskrift) at den studerendes basispulje på kr. 30.000 er opbrugt (eller konkret disponeret på fx allerede bestilte rejser, mv.).
- Rejsens formål og projektrelevans skal beskrives, kort men præcist.
- Der skal foreligge et budget for det ansøgte beløb (inkl. angivelse af eventuelle andre støttekilder).
- Efter endt rejse afregnes på normal vis på instituttet, og en kort afrapportering sendes til ph.d.-skolelederen.
Alle ph.d.-studerende kan søge. Ansøgninger behandles løbende af ph.d.-skolelederen.