Er du vejleder, bedømmer eller institutpersonale?

God praksis ved indskrivning af ph.d.-studerende

1) Indskrivning i ph.d.-skolen sker på anmodning fra et institut på grundlag af en faglig bedømmelse af kandidatens kvalifikationer samt projektets kvalitet og gennemførlighed. Den projektbeskrivelse der ligger til grund for bedømmelsen, skal være udfærdiget af kandidaten selv uanset om projektet er uafhængigt eller indgår som delprojekt i et overordnet projekt.

2) Den faglige bedømmelse foretages af et af institutlederen særligt nedsat udvalg eller udpeget fagkyndig lektor/professor. Bedømmelsen skal ske med habilitet og armslængde til ansøger og projekt. Det betyder bl.a. at en forskningsleder med penge til ansættelse af en ph.d.-studerende til et delprojekt ikke kan deltage i den faglige bedømmelse med mindre det sker efter åbent opslag og i et bedømmelsesudvalg. En ønsket/foreslået faglig hovedvejleder kan ikke alene foretage den faglige bedømmelse, men kan godt deltage i et bedømmelsesudvalg.

3) Bedømmelsen skal vurdere projektets kvalitet og gennemførlighed og må gerne i den forbindelse indeholde kritiske bemærkninger og anføre mangler, men skal fremkomme med et eller flere argumenter for indskrivning for at kunne blive godkendt i ph.d.- udvalget. Såfremt kandidaten har under 10 i specialekarakter, skal der i bedømmelsen argumenteres særskilt for vedkommendes forskerpotentiale på trods af den lavere opnåede specialekarakter.

4) Som udgangspunkt indskriver ph.d.-skolen kun ph.d.-studerende på fuld tid idet forskningsarbejde erfaringsmæssigt risikerer at vige for andre arbejdsopgaver og har svært ved at forløbe optimalt inden for afgrænsede tidsmæssige rammer. Hvis særlige forhold forhindrer et fuldtidsstudium, skal instituttets anmodning om indskrivning vedlægges en særlig begrundelse og argumentation for projektets gennemførlighed på den ønskede deltid.

5) Indskrivning sker på forudsætning af at instituttet afsætter p.t. kr. 30.000 i afgift til kurser (kr. 10.000 om året i tre år) og en basisrejsepulje på kr. 40.000 til rejser i forbindelse med kurser uden for SDU, konferencer og miljøskift. Dette gælder også ved indskrivning af helt eller delvis selvfinansierede ph.d.-studerende og eventuelle ’gratister’.

6) Indskrivning forudsætter endvidere at instituttet stiller normalt kompenseret vejleder til rådighed, og at den ph.d.-studerende tilbydes ligelige vilkår mht. kontorplads, computer og andre arbejdsfaciliteter.

7) Ved indskrivning foreslår instituttet en hovedvejleder (og evt. en bivejleder) til ph.d.- skolelederens godkendelse. Hovedvejleder skal som udgangspunkt være fastansat på fakultetet, mens bivejleder kan være intern eller ekstern. Godkendelse af hovedvejleder forudsætter at den pågældende har deltaget i ph.d.-skolens vejlederkursus inden for de seneste fem år, eller at vedkommende forpligter sig til at deltage i førstkommende kursus. Bivejledere (interne såvel som udefra kommende) tilbydes deltagelse i kurset.

8) Vejledning skal ske med sikring af armslængde til finansieringen af ph.d.-forløbet. Det betyder at hvis en forskningsleder med ekstern finansiering til ansættelsen af en ph.d.- studerende skal være hovedvejleder, skal der samtidig udpeges en lokal bivejleder der ikke er omfattet af projektbevillingen eller indgår på anden vis i det overordnede projekt, og hvis rolle som udgangspunkt kun er at være mentor for den ph.d.-studerende. Mentoren kan, men behøver ikke at fungere også som faglig bivejleder.

9) Ph.d.-skolen kan på anmodning give indskrivningsgaranti til en potentiel ph.d.- studerende (fx i forbindelse med ansøgninger om ekstern forskningsstøtte). Proceduren er her identisk med proceduren i forbindelse med ordinær indskrivning som beskrevet ovenfor.

10) Indlevering af ph.d.-afhandling uden forudgående studium i henhold til bekendtgørelsens § 15, stk. 2, sker uden indskrivning i ph.d.-skolen. Ansøgninger om dette indsendes direkte til det relevante institut, som derefter fremsender sin anbefaling i sagen til ph.d.-skolen og til dekanen.

11) Ph.d.-skolen indskriver ikke studerende, der allerede har gennemført et tre-årigt studieforløb i en anden ph.d.-skole uden gradstildeling, eller som har fået forkastet en ph.d.-afhandling ved et andet universitet. Ph.d.-skolen kan på et instituts anmodning indskrive ph.d.-studerende til færdiggørelse af et studium/en afhandling der er påbegyndt i en anden ph.d.-skole, såfremt dette sker inden for en samlet tidsramme på tre år og med en faglig forsvarlig og hensigtsmæssig fordeling af ECTS, formidling og miljøskift.

12) Ph.d.-skolen indskriver ikke studerende til fjernstudium, men henviser til muligheden for indlevering af afhandling uden forudgående studium i henhold til bekendtgørelsens § 15, stk. 2 (se punkt 10 ovenfor).

NB1: Der kan søges om dispensation fra ikke-bekendtgørelsesfastsatte regler i ph.d.- udvalget.

NB2: Det er muligt for ph.d.-studerende fra andre danske universiteter og fra udlandet at få status som ’visiting student’ uden indskrivning. Ph.d.-skolen har her et separat regelsæt der giver ’visiting students’ samme vilkår som skolen håber dens egne studerende kan få i forbindelse med miljøskift

Institutsekretariatets opgaver

Ph.d.-skolen har mange snitflader på tværs af universitetet og fakultetet. Én af snitfladerne er arbejdet mellem institutsekretariatet og ph.d.-skolen. Her kan du se en oversigt over institutsekretariatets opgaver i forbindelse med instituttets ph.d.-stipendiater:

• Projektbeskrivelse
• CV
• Eksamensbeviser og karakterudskrift
• Ansøgningsskema
• Faglig bedømmelse
• Samarbejdsaftale ved behov (samarbejdsaftalen skal udarbejdes af instituttet, RIO og samarbejdsorganisationen, og skal være underskrevet af alle parter ved indskrivningsanmodning)

• Rejseafregning i forbindelse med præforsvar og forsvar

Hovedvejlederens opgaver og ansvarsområder

Som hovedvejleder for en ph.d.-stipendiat på det humanistiske fakultet på Syddansk Universitet har du en afgørende rolle at spille. Du er den primære akademiske mentor og vejleder for ph.d.-stipendiaten, og det er dit ansvar at sikre, at stipendiaten får den nødvendige vejledning og støtte til at gennemføre et succesfuldt ph.d.-projekt.

Dine hovedopgaver er:

• At udvikle og definere ph.d.-projektet sammen med stipendiaten: Du skal arbejde tæt sammen med stipendiaten for at definere og udvikle ph.d.-projektet og sikre, at det er relevant og originalt inden for det valgte forskningsområde.
• At give akademisk vejledning og støtte: det er dit ansvar at give stipendiaten akademisk vejledning og støtte, herunder hjælpe med at udvikle forskningsmetoder, skrive artikler og præsentationer, og give feedback på arbejdet.
• At evaluere og bedømme ph.d.-projektet: ph.d.-stipendiaten indkaldes til evaluering efter 1. og 2. år samt efter 5. semester. Her er det din opgave at skrive hovedvejlederudtalelser og vurdere, hvordan ph.d.-projektet går i forhold til ph.d.-planen. Både du og ph.d.-stipendiaten bliver indkaldt
• Løbende at give feedback på stipendiatens fremskridt: det er dit ansvar at give regelmæssig feedback på stipendiatens fremskridt og sikre, at stipendiaten når de fastsatte milepæle og mål.

Som hovedvejleder er du en central figur i en ph.d.-stipendiatens akademiske liv. Din rolle er afgørende for at støtte og vejlede stipendiaten gennem ph.d.-projektet og sikre, at stipendiaten når sine mål og får en vellykket ph.d.-afhandling.

Evalueringer

Ph.d.-stipendiater skal evalueres tre gange i løbet af deres studieforløb, og evalueringerne bliver indkaldt som digital blanket på PhDWeb. Den digitale blanket skal godkendes af: stipendiaten selv, hovedvejleder, institutleder og ph.d.-skoleleder og alle involverede vil få mail om, at det er tid til at godkende eller afvise en blanket.

Hovedvejleders opgaver

Du skal som hovedvejleder både være med til at udfylde den digitale evalueringsblanket, og du skal sørge for, at både du og ph.d.-stipendiaten overholder alle deadlines.

Tre uger før evalueringsblanketterne bliver indkaldt, får du og ph.d.-stipendiaten en mail om, at det er tid til at ajourføre studieaktiviteter (kursusaktiviteter, formidlingsaktiviteter, miljøskift) på PhDweb, da disse automatisk bliver inkluderet i blanketten. Studieaktiviteter, der ikke er registreret i tide, indgår således ikke i evalueringen. Det er din opgave som vejleder at følge op på, om stipendiaten har ajourført sine studieaktiviteter.

De regelmæssige evalueringer af ph.d.-uddannelsen er tilrettelagt for at opfylde bestemmelsen i § 10 i vedhæftede ph.d.-bekendtgørelse af 27. august 2013.

5. semestersevalueringen

Evalueringen indkaldes på en digital blanket, og I vil få en mail med titlen “Digital blanket tildelt”, når blanketten er tilgængelig.

Den digitale blanket indeholder følgende opgaver:

• Ph.d.-stipendiat skal uploade sin godkendte ph.d.-plan
• Du og ph.d.-stipendiat skal skrive en detaljeret redegørelse for projektets status i forhold til ph.d.-stipendiats ph.d.-plan og til tidshorisonten for indlevering af afhandling

Blanketten bliver dernæst automatisk sendt til godkendelse hos dig, ph.d.-stipendiaten, institutleder og ph.d.-skolelederen. Hvis jeres redegørelse viser, at ph.d.-afhandlingen ikke kan indleveres til tiden, vil I begge blive indkaldt til en samtale med ph.d.-skolelederen med henblik på at udarbejde en plan for aflevering.

De regelmæssige evalueringer af ph.d.-uddannelsen er tilrettelagt for at opfylde bestemmelsen i § 10 i vedhæftede ph.d.-bekendtgørelse af 27. august 2013.

Skrivevejledning for ph.d.-indstillinger

Se hvad der skal stå i din hovedvejlederudtalelse under ”din rolle som vejleder”.

En ph.d.-indstilling er den skriftlige sammenfatning af et bedømmelsesudvalgs arbejde med en indleveret ph.d.-afhandling. Bedømmelsesudvalget får adgang til en sikret Sharepointmappe med alt relevant indhold til bedømmelsesarbejdet, herunder en skabelon, som både den foreløbige og den endelige bedømmelse, skal skrives i.

Udarbejdelsen er hele udvalgets ansvar, men forpersonen for bedømmelsesudvalget koordinerer skrivearbejdet og har hovedansvaret for, at tidsfrister og andre formalia overholdes. Forpersonen skal introducere de danske regler for ph.d.-uddannelsen og ph.d.-graden for udvalgets medlemmer samt sikre, at hovedvejleder og eventuelt også andre vejledere på afhandlingen fra starten inddrages i udvalgets arbejde.

Den foreløbige bedømmelse og den endelige indstilling

Udvalget skal udarbejde to dokumenter: en foreløbig bedømmelse og en endelig indstilling.

Den foreløbige bedømmelse

Bedømmelsesudvalget skal senest to måneder efter, at ph.d.-stipendiaten har indlevering sin afhandling, udarbejde en foreløbig bedømmelse. Målgruppen for den foreløbige bedømmelse er ph.d.-stipendiaten, der skal kunne bruge teksten i sine forberedelser af det mundtlige forsvar eller hvis bedømmelsen er negativ i en eventuel omarbejdelse af afhandlingen. Derudover er fakultetet og Akademisk Råd, der påser, at bedømmelsen formelt og indholdsmæssigt er i orden.

Bedømmelsen skal anføre, om afhandlingen i sin foreliggende form er egnet som baggrund for tildeling af ph.d.-graden. Bedømmelsen skal være begrundet og have form af et selvstændigt dokument med en kort præsentation af afhandlingens tema og opbygning, samt angivelse af afhandlingens stærke og svage sider. Det skal klart fremgå, hvilke præmisser, der er lagt til grund for udvalgets vurdering. Bedømmelsen skal være så tilpas detaljeret, klar og udtømmende, at også ikke-fagfolk kan følge tankegangen fra præmisser til konklusion. Datoen for det mundtlige forsvar anføres.

Den endelige indstilling

Hurtigst muligt efter det mundtlige forsvar udarbejder bedømmelsesudvalget den endelige indstilling. Efter et tilfredsstillende gennemført forsvar kan den endelige indstilling have form af en tilføjelse til den foreløbige bedømmelse. F.eks. Endelig indstilling: Den ph.d.-studerende har ved den offentlige forsvarshandling (dato) dokumenteret, at kravene i bekendtgørelsens § 3 er opfyldt, og bedømmelsesudvalget indstiller, at ph.d.-graden tildeles.

Hvis der under forsvaret afdækkes aspekter ved afhandlingen, som giver udvalget anledning til at ændre på beskrivelser og vurderinger af denne i den foreløbige bedømmelse, skal den endelige indstilling revideres i forhold hertil. Indstillingen beror ved uenighed på stemmeflertallet.

Målgruppen for den endelige indstilling er forfatteren og Akademisk Råd, der tildeler ph.d.-graden. Herudover vil forfatteren formodentlig også medsende den ved fremtidige stillingsansøgninger.

Forholdet mellem de to indstillinger

Den foreløbige bedømmelse skal have en form, der muliggør en hurtig udarbejdelse af den endelige indstilling. Hvis forsvaret er gennemført tilfredsstillende, skal dette tilføjes til bedømmelsen sammen med en skriftlig indstilling om tildeling af graden.

Formalia, opbygning og indhold

Sprog

Hvis alle udvalgsmedlemmer forstår dansk, skrives indstillingen på dansk. Indstillingen kan dog også, hvis det foretrækkes, skrives på engelsk. Hvis et udvalgsmedlem ikke læser dansk, skal indstillingen skrives på engelsk. Det er udvalgets ansvar at sikre den sproglige kvalitet i indstillingens tekst.

Underskrifter

Den foreløbige bedømmelse kan ved enighed underskrives af bedømmelsesudvalgets forperson på udvalgets vegne. Den endelige indstilling underskrives af alle udvalgsmedlemmer.

Omfang

Den endelige indstilling skal være på maksimalt 5 sider à 2400 enheder.

Layout

Udvalget skriver bedømmelsen i den fremsendte skabelon. Der må ikke ændres i topmarginen eller i layoutet på nogen anden måde, da skabelonen er blevet lavet, så den kan bruges i den digitale bevispostkasse. Ændringer i layoutet gør, at bevispostkassen ikke kan indsætte et verifikationslink, og bedømmelsen vil således være ugyldig. Bedømmelserne skal være underskrevet af alle udvalgsmedlemmer og dette skal ske med digital underskrift (fx vha. Adobe Acrobat, som alle SDU-ansatte har adgang til). Bedømmelsen kan ikke printes, underskrives og scannes, da den digitale bevispostkasse ikke godkender scannede dokumenter. Du kan se en vejledning til Adobes underskriftsværktøj her, men bemærk, at du først skal følge vejledningen fra punkt 5.

Overskrift

Forfatterens navn og afhandlingens fulde titel anføres. Det skal fremgå af teksten, at det er en ph.d.-afhandling.

Første afsnit

Her anføres bedømmelsesudvalgets sammensætning: navne, titler, hjeminstitutioner og landenavn ved udenlandske medlemmer. Det anføres, hvem der har været forperson for udvalget. Det skal også anføres, hvem der har været hovedvejleder (navn, titel, hjeminstitut), samt at hovedvejleder og eventuelt andre vejledere har deltaget i bedømmelsesudvalgets arbejde uden stemmeret. Hvis afhandlingen er indleveret uden forudgående indskrivning som ph.d.-studerende (bekendtgørelsens § 15, stk. 2) anføres dette.

Andet afsnit

Afhandlingens form (monografi eller artikler, dansk og engelsk resume, bilagsmateriale etc.) og omfang (sidetal, eksklusive bilag samt sidetal for disse) skal redegøres for i dette afsnit.

Tredje afsnit – selve bedømmelsen

Bedømmelsen bør rumme et kort resume af afhandlingens problemstilling, teori- og kildegrundlag samt opbygning. Derpå følger den egentlige kritiske bedømmelse, der skal udfærdiges således, at forholdet mellem styrker og svagheder trækkes så klart op, at konklusionen forekommer velbegrundet.

Fjerde afsnit – den foreløbige bedømmelse

Angivelse af datoen for forsvaret. Udvalget skal konkludere hvorvidt afhandlingen er velegnet til forsvar.

Vurderer udvalget imidlertid, at afhandlingen ikke har kvaliteter, der gør den egnet til mundtligt forsvar, skal den foreløbige bedømmelse kunne danne baggrund for dekanens afgørelse af, om afhandlingen kan indleveres igen i en revideret form inden for en frist på mindst 3 måneder.