- Indskrivning i ph.d.-skolen sker på anmodning fra et institut på grundlag af en faglig bedømmelse af kandidatens kvalifikationer samt projektets kvalitet og gennemførlighed. Den projektbeskrivelse der ligger til grund for bedømmelsen, skal være udfærdiget af kandidaten selv uanset om projektet er uafhængigt eller indgår som delprojekt i et overordnet projekt.
- Den faglige bedømmelse foretages af et af institutlederen særligt nedsat udvalg eller udpeget fagkyndig lektor/professor. Bedømmelsen skal ske med habilitet og armslængde til ansøger og projekt. Det betyder bl.a. at en forskningsleder med penge til ansættelse af en ph.d.-studerende til et delprojekt ikke kan deltage i den faglige bedømmelse med mindre det sker efter åbent opslag og i et bedømmelsesudvalg. En ønsket/foreslået faglig hovedvejleder kan ikke alene foretage den faglige bedømmelse, men kan godt deltage i et bedømmelsesudvalg.
- Bedømmelsen skal vurdere projektets kvalitet og gennemførlighed og må gerne i den forbindelse indeholde kritiske bemærkninger og anføre mangler, men skal fremkomme med et eller flere argumenter for indskrivning for at kunne blive godkendt i ph.d.- udvalget. Såfremt kandidaten har under 10 i specialekarakter, skal der i bedømmelsen argumenteres særskilt for vedkommendes forskerpotentiale på trods af den lavere opnåede specialekarakter.
- Som udgangspunkt indskriver ph.d.-skolen kun ph.d.-studerende på fuld tid idet forskningsarbejde erfaringsmæssigt risikerer at vige for andre arbejdsopgaver og har svært ved at forløbe optimalt inden for afgrænsede tidsmæssige rammer. Hvis særlige forhold forhindrer et fuldtidsstudium, skal instituttets anmodning om indskrivning vedlægges en særlig begrundelse og argumentation for projektets gennemførlighed på den ønskede deltid.
- Indskrivning sker på forudsætning af at instituttet afsætter p.t. kr. 30.000 i afgift til kurser (kr. 10.000 om året i tre år) og en basisrejsepulje på kr. 30.000 til rejser i forbindelse med kurser uden for SDU, konferencer og miljøskift. Dette gælder også ved indskrivning af helt eller delvis selvfinansierede ph.d.-studerende og eventuelle ’gratister’.
- Indskrivning forudsætter endvidere at instituttet stiller normalt kompenseret vejleder til rådighed, og at den ph.d.-studerende tilbydes ligelige vilkår mht. kontorplads, computer og andre arbejdsfaciliteter.
- Ved indskrivning foreslår instituttet en hovedvejleder (og evt. en bivejleder) til ph.d.- skolelederens godkendelse. Hovedvejleder skal som udgangspunkt være fastansat på fakultetet, mens bivejleder kan være intern eller ekstern. Godkendelse af hovedvejleder forudsætter at den pågældende har deltaget i ph.d.-skolens vejlederkursus inden for de seneste fem år, eller at vedkommende forpligter sig til at deltage i førstkommende kursus. Bivejledere (interne såvel som udefra kommende) tilbydes deltagelse i kurset.
- Vejledning skal ske med sikring af armslængde til finansieringen af ph.d.-forløbet. Det betyder at hvis en forskningsleder med ekstern finansiering til ansættelsen af en ph.d.- studerende skal være hovedvejleder, skal der samtidig udpeges en lokal bivejleder der ikke er omfattet af projektbevillingen eller indgår på anden vis i det overordnede projekt, og hvis rolle som udgangspunkt kun er at være mentor for den ph.d.-studerende. Mentoren kan, men behøver ikke at fungere også som faglig bivejleder.
- Ph.d.-skolen kan på anmodning give indskrivningsgaranti til en potentiel ph.d.- studerende (fx i forbindelse med ansøgninger om ekstern forskningsstøtte). Proceduren er her identisk med proceduren i forbindelse med ordinær indskrivning som beskrevet ovenfor.
- Indlevering af ph.d.-afhandling uden forudgående studium i henhold til bekendtgørelsens § 15, stk. 2, sker uden indskrivning i ph.d.-skolen. Ansøgninger om dette indsendes direkte til det relevante institut, som derefter fremsender sin anbefaling i sagen til dekanen.
- Ph.d.-skolen indskriver ikke studerende, der allerede har gennemført et tre-årigt studieforløb i en anden ph.d.-skole uden gradstildeling, eller som har fået forkastet en ph.d.-afhandling ved et andet universitet. Ph.d.-skolen kan på et instituts anmodning indskrive ph.d.-studerende til færdiggørelse af et studium/en afhandling der er påbegyndt i en anden ph.d.-skole, såfremt dette sker inden for en samlet tidsramme på tre år og med en faglig forsvarlig og hensigtsmæssig fordeling af ECTS, formidling og miljøskift.
- Ph.d.-skolen indskriver ikke studerende til fjernstudium, men henviser til muligheden for indlevering af afhandling uden forudgående studium i henhold til bekendtgørelsens § 15, stk. 2 (se punkt 10 ovenfor).
NB1: Der kan søges om dispensation fra ikke-bekendtgørelsesfastsatte regler i ph.d.- udvalget.
NB2: Det er muligt for ph.d.-studerende fra andre danske universiteter og fra udlandet at få status som ’visiting student’ uden indskrivning. Ph.d.-skolen har her et separat regelsæt der giver ’visiting students’ samme vilkår som skolen håber dens egne studerende kan få i forbindelse med miljøskift.