zExpense - Rejseafregning på SDU

Indhold på denne side

På denne side finder du information om SDU's rejse- og udlægsafregningssystem zExpense. Informationen er  opdelt i to afsnit, afhængig af målgruppen:

1. Information til personer, der ikke er ansat på SDU, men skal have refunderet rejseudgifter eller udlæg af SDU.
2. Information til ansatte på SDU.

1. Information til personer, der ikke er ansat på SDU

1.1. Indledning

1.2 Adgang til zExpense

Inden du kan logge på første gang, skal du oprettes som bruger i zExpense.

Oprettelsesskemaet skal sendes til SDU's Rejsekontor via Digital Post.

Oprettelsesskemaet samt link til Digital Post fås ved henvendelse til en administrativ medarbejder/kontaktperson, på det institut/den enhed, som du tilhører.

Når du er oprettet i zExpense af en medarbejder i SDU's Rejsekontor, modtager du en autogenereret mail med login-oplysninger til systemet. Mailen vil komme til den mailadresse, som du har skrevet på din oprettelsesblanket og altså ikke i din digitale postkasse. Husk at tjekke i uønsket post/spamfilteret.

Du logger på zExpense ved at indtaste www.zexpense.dk  i din browser.

1.3 Oprettelsesskemaer

 Oprettelsesskemaerne i dette afsnit 1.3 er tiltænkt administrative medarbejdere på SDU. Oprettelsesskemaerne må kun anvendes efter aftale med en administrativ medarbejder på SDU:

•  Oprettelsesskema for eksterne brugere.
• Registration Form for external travellers.

1.4 Vejledninger

• Log på zExpense for eksterne
• Opret rejseafregning for eksterne
• Opret udlægsafregning for eksterne
• Create settlement on PC - for external users
• Create an expense/single purchase - for external users
• Logon to zExpense - for external users

Når du har udfyldt afregningen sendes den elektronisk videre til medarbejderen på SDU, som du har indtastet som Godkender i punkt 3 i de to vejledninger om oprettelse af en afregning.

1.5 Spørgsmål

Spørgsmål bedes rettet til personen, som du har fået oplyst af SDU i forbindelse med indgåelsen af aftalen om, at du skal rejse eller foretage et udlæg på vegne af SDU.

2. Information til ansatte på SDU

2.1 Adgang til zExpense for ansatte på SDU

Medarbejdere hos SDU logger på it-systemet ved at skrive "sdu.dk/rejser" eller "sdu.dk/zExpense" i browseren. Dermed kommer man direkte ind i systemet uden at skulle logge på (grundet single sign-on).

På SDU's intranet ligger mere information om zExpense.

2.2 Vejledninger til ansatte

I nedenstående seks vejledninger kan SDU's medarbejdere få hjælp til anvendelsen af zExpense:

• Pålogning og personlige indstillinger på PC og mobil for ansatte
• Opret kørsel og rejseafregning i app'en
• Opret udgiftspost på PC
• Opret diætpost i zExpense på PC 
• Omkontering af afregning
• Vejledning til attestant/kontrollant, godkender og sekretær

Ændret sidst: 11-03-2024
Ansvarlig enhed: Økonomiservice - Regnskab, Rejsekontoret, e-mail rejser@sdu.dk