Mødelokalerne består af digitalt mødeudstyr, hvor man ved starten af sit digitale møde blot skal klikke ’join’ på udstyrets styringspanel, og så er mødet i gang. Det nye udstyr skal sikre en fornuftig lyd- og billedkvalitet, uden at brugerne skal være AV-eksperter.
Det fortæller Bue Raun Andersen, der er chef hos SDU Digital og ansvarlig for transportpakken i Klimaplanen, samt Birgitte Hjelm Paulsen, der er specialkonsulent i SDU Digital Transformation og tovholder på indsatsen vedrørende digitale møder.
SDU IT, der er SDU Digitals samarbejdspartner på indkøb og opsætning af digitalt mødeudstyr, er i øjeblikket i gang med at opsætte det nye mødeudstyr rundt omkring i mødelokaler på SDU’s campusser. I nogle af de nye mødelokaler kan du blandt andet møde en todelt skærm, der skal give mere plads til mødedeltagerne, der er med online, mens mødefacilitatoren stadig kan vise dokumenter, powerpoints eller andet på skærmen ved siden af.
Læs mere: Vores Grønne Univers
Hvordan SDU kan få de mere kreative møder, f.eks. workshops, til at foregå på en god måde digitalt, vurderes dog stadig. Det fortæller Birgitte Hjelm Paulsen:
”Vi ønsker i den forbindelse at teste noget specialudstyr, der kan højne kvaliteten af netop den slags møder”.
Digitale møder kommer med udfordringer
Selvom Teams, Zoom og Skype var nødløsningen under Corona-pandemiens nedlukninger, så er de digitale mødeformer i dag en integreret del af vores arbejdshverdag. Det vidner de digitale mødelokaler på SDU i høj grad om.
”Under Corona er det blevet naturligt at holde online-møder. Før det, var det faktisk lidt kuriøst at skulle have et videomøde” siger Bue Raun Andersen og forklarer, at det ikke kun er os brugere, der er blevet bedre til det digitale møde. Udstyret og teknologien har også udviklet sig.
”Noget af faren ved hybridmøder er dog, at der kommer en asymmetri i dynamikkerne, hvis en mødeleder glemmer dem, der er med på skærmen. Og har online-deltagerne svært ved at høre, hvad der sker på mødet på grund af dårlige lydforhold i mødelokalet, så får man virkelig dårlige møder ud af det. Så det er vigtigt, at teknikken fungerer” siger Bue Raun Andersen.
Netop for at imødegå de udfordringer, der er ved de digitale møder, har SDU bl.a. også ’uglen’, der er en flytbar løsning bestående af højtaler, mikrofon og kameraer. Udstyret hjælper med at fokusere på den person, der taler, og dermed gøre det digitale møde bedre. Men der er ikke kun brug for godt udstyr til at højne kvaliteten af det digitale møde.
”Vigtigt er det også, at vi planlægger og faciliterer de digitale møder med omhu, så de tjener deres formål”, understreger Birgitte Hjelm Paulsen, som sammen med SDU HR Udvikling arbejder på et online-vejledningsunivers for digitale møder.
”For eksempel kan man modvirke, at mødelederen glemmer onlinedeltagerne, ved at udpege én mødedeltager til at holde specifikt øje med aktiviteterne på skærmen og holde mødelederen orienteret herom” forklarer hun yderligere.
En gevinst for det fleksible arbejdsliv
En af grundene til, at de digitale møder stadig har et fast greb i vores hverdag, er også, at flere i dag efterspørger et fleksibelt arbejdsliv.
”Vi har en politik på SDU om den fleksible arbejdsplads. Den gør det muligt for medarbejdere at arbejde hjemmefra en dag eller to om ugen. Hermed tilgodeser vi forskellige arbejdsmønstre. Det kan også være med til at give en bedre balance mellem arbejdsliv og privatliv,” siger Bue Raun Andersen.
Læs mere: SDU's Klimaplan
Men hos SDU Digital er de også gået skridtet videre mod den fleksible arbejdsplads. Her har en stor del af medarbejdere ikke et fast skrivebord i dag.
Det fortæller Bue Raun Andersen og forklarer, at de i afdelingen arbejder med arbejdspladser, som medarbejderne kan booke efter behov. Det gør, at cirka 70% af de ansatte i SDU Digital ikke har en fast plads.
”Vi skal have lokaler, der kan noget forskelligt, fordi den måde, vi arbejder på, lægger op til, at vi har behov for forskellige typer lokaler – mødelokaler, men faktisk også arbejdslokaler,” siger han.
Det er derfor ikke kun klimaet, vi hjælper på vej, når vi transporterer os mindre til og fra campus i bil.
”Der er flere åbenbare gevinster ved Klimaplanens fokus på, at vi transporterer os mindre i biler,” slutter Birgitte Hjelm Paulsen og henviser til både vores reduktion af CO2-udledning og den mere fleksible hverdag.