Som ansat ved instituttet er du som ph.d-studerende underlagt samme retningslinjer for tilstedeværelse, sygemelding, ferie og fridag mv. som øvrigt videnskabeligt personale på instituttet. Du får typisk tildelt delekontor, der så vidt det er muligt er placeret i nærheden af det fagmiljø eller den gruppe, hvor du hovedsageligt indgår.
Til forskel fra øvrige ansatte ved instituttet har du som ph.d.-studerende din egen pulje penge, som bruges til kurser, konferencer, møder o. lign. Når du skal ud at rejse, skal du anvende et rejseskema, som du skal udfylde og have godkendt af din vejleder. Skemaet sender du efterfølgende til instituttets ph.d.-administration (Maria Hollemann eller Marianne Lysholt).
Som ph.d.-studerende indkaldes du årligt til en Medarbejderudviklingssamtaler (MUS) med personaleleder. Her indgås aftaler angående din undervisning og formidling, der skal opfylde kravet på i alt 5 semesterkonfrontationstimer, men derudover er samtalen en mulighed for at drøfte øvrige forhold omkring din ansættelse og dit arbejde, herunder social og psykisk trivsel, samt de fysiske forhold, inklusive indretning af kontor og it-udstyr.
Ph.d.-administrationen ved instituttet udgøres af Maria Hollemann eller Marianne Lysholt (institutsekretærer)