9. Ph.d.-planen

Ph.d.-planen er en samlet plan for ph.d.-projektet og de øvrige elementer der indgår i ph.d.-uddannelsen. Ph.d.-planen skal være godkendt af ph.d.-udvalget senest 3 måneder efter ph.d.-uddannelsen er påbegyndt, jf. ph.d.-bekendtgørelsens § 9. Ph.d.-planen skal sikre en hurtig forventningsafklaring mellem den ph.d.-studerende og hovedvejlederen om projektet, vejledningen og uddannelsen i øvrigt. Ph.d.-planen skal være så præcis som det er muligt, men kan løbende justeres og præciseres - eksempelvis i forbindelse med første- og andetårsevalueringerne. Det vil sige, at planer for ophold på andre forskningsinstitutioner, kursusdeltagelse, afhandlingens form m.v., der ikke er på plads efter 2 måneder, efterfølgende kan tilføjes.

Ph.d.-planen skal underskrives af hovedvejlederen, den ph.d.-studerende og institutlederen og skal være ph.d.-skolens sekretariat i hænde senest 2 måneder efter ph.d.-uddannelsens start. Ph.d.-planen godkendes af ph.d.-udvalget.

Den godkendte ph.d.-plan danner grundlag for den løbende evaluering af ph.d.-projektet og -studiets fremdrift.

Ph.d.-planen må gerne bygge på hele eller dele af den projektbeskrivelse, som indgik i ansøgningen til ph.d.-projektet.

Ph.d.-planen skal indeholde:

1. Oplysning om fagområde, instituttilknytning og evt. tilknytning til et forskeruddannelsesprogram.
2. Tidsplan for det samlede ph.d.-forløb, som redegør for færdiggørelsen af forløbets enkelte dele.
3. Aftale om vejledningens form. Det skal oplyses, hvor mange vejledningstimer, der forventes pr. semester. Hvis der er tale om flere vejledere, skal der i aftalen specificeres en rollefordeling mellem disse, og i hvilket omfang, de står til rådighed for den ph.d.-studerende.
4. Plan for ph.d.-projektet. Projektbeskrivelse for forskningsprojektet, herunder angivelse af forskningsspørgsmål, teori og metode samt beskrivelse af eventuelle delprojekter og milepæle.
5. Plan for afhandlingens form (monografi eller artikler).
6. Plan for ph.d.-kurser, jf. afsnit 6. Sammensætningen af ph.d.-kurser skal ske i samråd med hovedvejleder. Fagbeskrivelser for planlagte kurser skal om muligt vedlægges.
7. Plan for deltagelse i aktive forskermiljøer – herunder ophold ved andre, primært udenlandske, forskningsinstitutioner, jf. afsnit 7.
8. Plan for videnformidling, jf. afsnit 8..
9. Aftaler om ophavsret. Gennemføres ph.d.-studiet i samarbejde med flere parter, skal ph.d.-planen inkludere en aftale om ophavsrettigheder og rettigheder til indsamlet datamateriale. Eventuelle indskrænkninger i ophavsrettigheder skal godkendes af dekanen efter indstilling fra ph.d.-skolelederen. Hvis ikke særlige forhold gør sig gældende, skal afhandlingen offentliggøres.
10. En finansieringsplan (budget). Finansieringen af ph.d.-studiet skal være godkendt i forbindelse med indskrivningen. Det skal fremgå om forskeruddannelsen finansieres af interne eller eksterne midler.
11. Udtalelse fra hovedvejleder om ph.d.-planen og den ph.d.-studerendes forudsætninger i forhold til planen, herunder en vurdering af om det er realistisk at den ph.d.-studerende kan gennemføre planen inden for ph.d.-perioden.

10.Løbende evalueringer (5+3 ordningen)

I henhold til ph.d.-bekendtgørelsens § 10 skal det regelmæssigt i løbet af ph.d.-uddannelsen vurderes, om den ph.d.-studerende følger ph.d.-planen.

10.1. Førsteårsevaluering og ph.d.-seminar

Efter det første års ph.d.-studium gennemføres første regelmæssige evaluering af ph.d.-forløbet. Denne evaluering danner baggrund for en vurdering af fremskridt og opnåede resultater og giver mulighed for at justere planerne for den resterende studieperiode.

Evalueringen baseres på en statusrapport fra den ph.d.-studerende og hovedvejlederen, en vejlederudtalelse fra hovedvejlederen og to evaluatorers vurdering af skriftligt materiale udarbejdet af den ph.d.-studerende, der præsenteres på et seminar.

10.1.1. Statusrapport

Senest 12 måneder efter indskrivning på ph.d.-studiet skal den ph.d.-studerende og hovedvejlederen fremsende en statusrapport til ph.d.-skolens sekretariat. Denne rapport skal omfatte:

• Cirka ½-1 sides beskrivelse af den hidtidige forskningsindsats på ph.d.-projektet (fremskridt, resultater, eventuelle forhindringer) og forskningsplanerne for den resterende del af ph.d.-perioden - herunder en beskrivelse af eventuelle justeringer i forhold til ph.d.-planen.
• Ph.d.-udvalgets blanket med oplysninger om gennemførte og planlagte kurser, formidlingsaktiviteter, udlandsophold, afvikling af arbejdsforpligtelse for ansatte ph.d.-studerende samt oplysninger om vejledningens form og omfang.
• Oplysninger om hvem der skal være evaluatorer og hvornår ph.d.-seminaret forventes afviklet.
• Eventuelt andre oplysninger, der kan være relevante for vurderingen af forløbet.

Rapporten udarbejdes af den ph.d.-studerende og hovedvejlederen i fællesskab. Det er hovedvejlederens ansvar at den indsendes rettidigt

10.1.2. Hovedvejlederudtalelse

Sammen med statusrapporten fremsendes en udtalelse fra hovedvejlederen med en vurdering af det hidtidige forløb og eventuelt planlagte justeringer og ændringer i forhold til ph.d.-planen, samt en vurdering af den studerendes mulighed for at gennemføre uddannelsen i henhold til ph.d.-planen. Udtalelsen skal enten bekræfte, at ph.d.-uddannelsen gennemføres i henhold til ph.d.-planen, eller redegøre for nødvendige justeringer. Den ph.d.-studerende skal have en kopi af udtalelsen, og har inden for 2 uger mulighed for at fremkomme med bemærkninger til udtalelsen.

10.1.3. Ph.d.-seminar og førsteårs evaluering

For at styrke grundlaget for den endelige førstårsevaluering og for at give et bredt grundlag for eventuelle justeringer i ph.d.-projektet inddrages to evaluatorer – en fra instituttet og en uden for Syddansk Universitet - i forbindelse med førsteårs evalueringen.

Evaluatorerne udpeges af institutlederen efter anmodning og indstilling fra hovedvejlederen, eventuelt i samarbejde med andre vejledere. Evaluatorerne skal være professorer, fuldtidsansatte lektorer eller have tilsvarende faglige kvalifikationer inden for det relevante fagområde. Mindst en af evaluatorerne skal være udefrakommende - dvs. uden for Syddansk Universitet.

Evaluatorer, vejledere og ph.d.-studerende aftaler et tidspunkt for ph.d.-seminaret. Seminaret skal normalt holdes ca. 12-14 måneder efter indskrivning, men kan udskydes, eksempelvis af hensyn til evaluatorerne eller den ph.d.-studerendes udlandsophold. Seminaret skal være holdt senest 18 måneder efter indskrivning.

Instituttet sørger for at der reserveres et passende lokale til seminaret og annoncerer seminaret på instituttets hjemmeside.

Evalueringen baseres på skriftligt materiale udarbejdet af den ph.d.-studerende. Materialet kan eksempelvis være (udkast til) en eller flere artikler eller kapitler, der forventes at indgå i den endelige afhandling. Det kan også være andet skriftligt materiale udarbejdet som del af ph.d.-projektet (fx detaljeret forskningsplan, spørgeskemaer, interview-guides, dataoversigter, teorioversigter, eller lignende). Materialet skal give evaluatorerne mulighed for at vurdere forskningsdesignet og de foreløbige resultater, og have et omfang på ca. 20-50 sider.

Det skriftlige materiale fremsendes efter aftale til evaluatorerne sammen med ph.d.-planen og statusrapporten i god tid inden seminaret, således at evaluatorerne har mulighed for at sætte sig ind i materialet. Hovedvejlederen er ansvarlig for, at materialet fremsendes til evaluatorerne.

Seminaret ledes af hovedvejlederen. På seminaret skal den ph.d.-studerende have mulighed for at præsentere det fremsendte materiale og diskutere det med evaluatorerne. Ph.d.-vejlederne kan deltage i diskussionen, og hovedvejlederen kan tillade at også andre tilstedeværende deltager.

Evaluatorerne udarbejder på baggrund af materialet og seminaret en udtalelse om det hidtidige ph.d.-forløb og planerne for ph.d.-projektet. I udtalelsen kan evaluatorerne fremkomme med eventuelle forslag og ideer til det fremtidige arbejde. Udtalelsen skal fremsendes til ph.d.-skolens sekretariat snarest muligt, og senest 2 uger efter seminaret.

Den ph.d.-studerende skal have en kopi af udtalelsen, og har inden for 2 uger mulighed for at fremkomme med bemærkninger til udtalelsen.

10.2. Andetårsevaluering

Efter det andet års ph.d.-studium gennemføres den sidste regelmæssige evaluering af ph.d.-forløbet. Denne evaluering danner baggrund for en vurdering af fremskridt og opnåede resultater og giver mulighed for eventuelt at justere planerne for den resterende studieperiode.

Evalueringen baseres på en statusrapport fra den ph.d.-studerende og hovedvejlederen og en vejlederudtalelse fra hovedvejlederen.

Senest 24 måneder efter indskrivning på ph.d.-studiet skal den ph.d.-studerende og hovedvejlederen fremsende en statusrapport til ph.d.-skolens sekretariat. Denne rapport skal omfatte:

• Cirka ½-1 sides beskrivelse af den hidtidige forskningsindsats på ph.d.-projektet (fremskridt, resultater, eventuelle forhindringer) og forskningsplanerne for den resterende del af ph.d.-perioden. - herunder en beskrivelse af eventuelle justeringer i forhold til ph.d.-planen.
• En oversigt over afhandlingens forventede indhold (liste over artikler, kapitler eller lignende) med angivelse af status for de forskellige dele (publiceret, færdigskrevet, under korrektur, under udarbejdelse, under planlægning, eller lignende.)
• Ph.d.-udvalgets blanket med oplysninger om gennemførte og planlagte kurser, formidlingsaktiviteter, udlandsophold og afvikling af arbejdsforpligtelse for ansatte ph.d.-studerende.
• Eventuelt andre oplysninger, der kan være relevante for vurderingen af forløbet.

Rapporten udarbejdes af den ph.d.-studerende og hovedvejlederen i fællesskab. Det er hovedvejlederens ansvar at den indsendes rettidigt.

Sammen med statusrapporten fremsendes en udtalelse fra hovedvejlederen med en vurdering af det hidtidige forløb og eventuelt planlagte justeringer og ændringer i forhold til ph.d.-planen, samt en vurdering af den ph.d.-studerendes mulighed for at gennemføre uddannelsen i henhold til ph.d.-planen. Udtalelsen skal enten bekræfte, at ph.d.-uddannelsen gennemføres i henhold til ph.d.-planen, eller redegøre for nødvendige justeringer. Den ph.d.-studerende skal have en kopi af udtalelsen, og har inden for 2 uger mulighed for at fremkomme med bemærkninger til udtalelsen.

10.3. Evalueringer ved ændring af ph.d.-planen

Ud over de regelmæssige evalueringer skal ph.d.-forløbet evalueres, hvis der sker større ændringer af ph.d.-projektet eller andre elementer i ph.d.-planen. Større ændringer kan eksempelvis være betydelige ændringer af forskningsdesign, data- eller teorigrundlag. Det kan også være betydelige ændringer i tidsplanerne, herunder forsinkelser af delelementer. Endelig kan der være tale om ændring af afhandlingens form, ændring af stedet for eller betydelige ændringer af varigheden af udlandsophold, eller betydelige ændringer i kursusprogrammet eller formidlingsaktiviteter.

I tilfælde af sådanne ændringer udarbejder den ph.d.-studerende og hovedvejlederen i fællesskab en beskrivelse af ændringerne og baggrunden herfor. Beskrivelsen fremsendes til ph.d.-skolens sekretariat. Det er hovedvejlederens ansvar at rapporten indsendes.

Sammen med beskrivelsen af ændringerne fremsendes en udtalelse fra hovedvejlederen med en vurdering af det hidtidige forløb og de planlagte ændringer i forhold til ph.d.-planen, samt en vurdering af den ph.d.-studerendes mulighed for at gennemføre uddannelsen i henhold til ph.d.-planen. Udtalelsen skal enten bekræfte, at ph.d.-uddannelsen gennemføres i henhold til ph.d.-planen, eller redegøre for nødvendige justeringer. Den ph.d.-studerende skal have en kopi af udtalelsen, og har inden for 2 uger mulighed for at fremkomme med bemærkninger til udtalelsen.

10.4. Vurdering af evalueringer

Ph.d.-skolelederen kan vælge at indkalde den ph.d.-studerende og/eller hovedvejlederen til en samtale for at få uddybet det skriftlige materiale.

På baggrund af det skriftlige materiale og eventuelle samtaler vurderer ph.d.-skolelederen efter hver evaluering om forløbet er tilfredsstillende. Resultatet af ph.d.-skolelederens vurdering meddeles skriftligt til den ph.d.-studerende og hovedvejlederen.

Ved godkendelse af studieforløbet sker der automatisk en forlængelse af indskrivningen.

Hvis forløbet ikke kan godkendes, skal der gives klare begrundelser herfor og angives, på hvilke punkter forløbet ikke har været tilfredsstillende, så den ph.d.-studerende er i stand til at forholde sig konkret til manglerne. Hvis forløbet ikke godkendes, har den ph.d.-studerende en frist på 2 uger til at fremkomme med eventuelle bemærkninger. Herefter modtager den ph.d.-studerende et tilbud om genopretning.

10.4.1. Genopretningsperiode

Hvis ph.d.-skolelederen konkluderer, at den ph.d.-studerende ikke lever op til kravene i ph.d.-planen på trods af eventuelle justeringer, skal den ph.d.-studerende have et tilbud om rette op på ph.d.-studiet inden for 3 måneder. De 3 måneder må ikke i sig selv føre til en forlængelse af det samlede ph.d.-uddannelse.

Hvis den ph.d.-studerende ikke senest 1 uge efter modtagelsen af tilbuddet om 3 måneder til genopretning af studiet har accepteret dette, ophører indskrivningen.

Hvis den ph.d.-studerende tager imod tilbuddet om at genoprette studieforløbet, nedsætter ph.d.-skolelederen et bedømmelsesudvalg bestående af to fagkyndige bedømmere samt hovedvejlederen. Bedømmelsesudvalget skal opstille konkrete mål for, hvorledes den ph.d.-studerende inden for de 3 måneder kan genoprette studieforløbet, og vurdere om der er behov for ændringer i ph.d.-planen.

Ved udløbet af de 3 måneder foretager bedømmerne en ny evaluering inden for måned, hvor det vurderes om den ph.d.-studerende har opfyldt de opstillede mål og studieforløbet kan fortsættes.

Hvis evalueringen efter udløbet af de 3 måneder er positiv, godkender ph.d.-skolelederen evalueringen og ph.d.-studiet kan fortsætte. Ph.d.-skolelederen orienterer skriftligt den ph.d.-studerende og hovedvejlederen om afgørelsen.

Hvis evalueringen efter udløbet af de 3 måneder fortsat er negativ, ophører indskrivningen. Ph.d.-skolelederen underretter snarest et eventuelt andet ansættelsessted om, at indskrivningen er bragt til ophør. Ph.d.-skolelederen orienterer skriftligt den ph.d.-studerende og hovedvejlederen om afgørelsen. Den ph.d.-studerende kan inden for 1 uge indsende bemærkninger til dekanen om ph.d.-skolelederens afgørelse. Den endelig afgørelse træffes i dette tilfælde af dekanen.

Uddannelsens afslutning

11. Ph.d.-afhandlingen

Ph.d.-studiet afsluttes med aflevering, bedømmelse og forsvar af ph.d.-afhandlingen. Afhandlingen skal dokumentere forfatterens evne til at anvende fagets videnskabelige metoder og til at yde en forskningsindsats svarende til de internationale standarder for ph.d.-grader inden for fagområdet, jf. ph.d.-bekendtgørelsens § 11.

Der gælder særlige regler for ph.d.-studerende under ErhvervsPhD-ordningen i forhold til indlevering af ph.d.-afhandlingen og procedurer ved nedsættelse af bedømmelsesudvalg m.v. Læs mere i Vejledning for ErhvervsPhD-studerende i forbindelse med bedømmelse og forsvar af ph.d.-afhandling ved ph.d.-skolen samt Vejledning til ErhvervsPhD-ordningen.

11.1. Formelle krav til afhandlingen

Afhandlingen skal som hovedregel være på dansk eller engelsk og være forsynet med et resumé på dansk og engelsk. Herudover skal der samtidigt med indlevering af afhandlingen indleveres et resumé på engelsk i elektronisk version (PDF-format), som vil blive placeret på fakultetets ph.d.-hjemmeside umiddelbart inden ph.d.-forsvaret.

En ph.d.-afhandling er et selvstændigt arbejde, der bygger på et individuelt ph.d.-uddannelsesforløb, og kan derfor ikke afleveres til bedømmelse af flere i fællesskab. Det bagvedliggende forskningsprojekt kan derimod godt være udført i samarbejde med andre.

11.1.1. Medforfattererklæringer

Hovedvejlederen kan godkende, at der i afhandlingen kan indgå manuskripter til eller allerede publicerede artikler. Hvis afhandlingen baseres på artikler, skal der indgå en sammenfatning, der redegør for de indbyrdes sammenhænge, viser progression og opsummerer de samlede forskningsresultater. Artikler, der indgår i afhandlingen, kan være udarbejdet i samarbejde med andre under forudsætning af, at der medfølger skriftlige erklæringer fra hver af medforfatterne, der angiver forfatterens andel af arbejdet. De overvejende elementer bør være udarbejdet selvstændigt.

Medforfattererklæringer skal være underskrevet af medforfatterne og den ph.d.-studerende.

11.2. Indlevering af afhandlingen

 

11.2.1. Varsling 2 måneder før aflevering

Af hensyn til overholdelsen af tidsfristerne for bedømmelse og forsvar skal den ph.d.-studerende varsle institutlederen og ph.d.-skolens sekretariat om indlevering af afhandlingen i god tid og senest 2 måneder før forventet indleveringstidspunkt. Det er vigtigt at denne frist overholdes, således at bedømmelsesudvalget kan være nedsat på indleveringstidspunktet.

11.2.2. Aktivitetsoversigt og hovedvejlederudtalelse

I forbindelse med indlevering af afhandlingen udarbejder den studerende på baggrund af ph.d.-planen en opdateret oversigt over de gennemførte uddannelsesaktiviteter i løbet af ph.d.-uddannelsen. Aktivitetsoversigten skal udarbejdes på både dansk og engelsk af hensyn til udstedelsen af ph.d.-beviset. Aktivitetsoversigten afleveres til hovedvejlederen senest 2 uger inden aflevering af afhandlingen.

På baggrund af aktivitetsoversigten udarbejder hovedvejlederen en udtalelse om det samlede ph.d.-forløb, herunder om gennemførelse af ph.d.-planens enkelte dele, jf. ph.d.-bekendtgørelsens § 9. Udtalelsen skal udtalelsen være på engelsk.

Indstiller hovedvejlederen i sin udtalelse, at ph.d.-uddannelsen ikke er tilfredsstillende gennemført, skal den ph.d.-studerende have mulighed for inden for 2 uger at fremkomme med bemærkninger til hovedvejlederens udtalelse.

Ph.d.-skolelederen vurderer på grundlag af hovedvejlederens udtalelse, forfatterens eventuelle bemærkninger og de regelmæssige vurderinger, om den samlede ph.d.-uddannelse er tilfredsstillende gennemført. Afhandlingen kan kun tages under bedømmelse, hvis den samlede ph.d.-uddannelse er tilfredsstillende gennemført.

Hvis ph.d.-skolelederen vurderer, at den samlede ph.d.-uddannelse ikke er tilfredsstillende gennemført, skal den ph.d.-studerende have mulighed for inden for 2 uger at fremkomme med bemærkninger til dekanen om ph.d.-skolelederens afgørelse. Den endelige afgørelse træffes i dette tilfælde af dekanen.

11.2.3. Indlevering af afhandlingen

Ph.d.-afhandlingen skal indleveres på ph.d.-skolens sekretariat i 6 eksemplarer (8 eksemplarer for ErhvervsPhD-studerende) senest på udløbsdatoen for ph.d.-studiet. Udtalelse fra hovedvejleder, aktivitetsoversigt og evt. medforfattererklæringer skal vedlægges.

Den ph.d.-studerendes indskrivning ved universitetet ophører ved indlevering af ph.d.-afhandlingen.

12. Bedømmelse og forsvar

12.1. Bedømmelsesudvalg

Afhandlingen bedømmes af et sagkyndigt udvalg bestående af tre medlemmer. Medlemmerne skal være professorer, fuldtidsansatte lektorer eller have tilsvarende faglige kvalifikationer inden for det relevante fagområde. To af medlemmerne skal være udefrakommende, hvoraf mindst et skal være fra udlandet, medmindre dette er uhensigtsmæssigt ud fra en faglig betragtning. For ph.d.-studerende under ErhvervsPhD-ordningen skal mindst ét af bedømmelsesudvalgets medlemmer have virksomhedsrelevant forskningserfaring inden for det pågældende fagområde, jf. ph.d.-bekendtgørelsens § 26, stk.2. Syddansk Universitets repræsentant fungerer som formand for udvalget. Den ph.d.-studerendes vejledere kan ikke være medlemmer at bedømmelsesudvalget, men hovedvejleder er tilforordnet bedømmelsesudvalget uden stemmeret.

12.1.1. Nedsættelse af bedømmelsesudvalg

Bedømmelsesudvalget nedsættes af dekanen efter indstilling fra ph.d.-udvalget, der modtager forslag fra institutlederen.

Når afleveringen varsles, anmoder ph.d.-skolens sekretariat anmoder institutlederen om forslag til sammensætning af bedømmelsesudvalg.

Institutlederen sender forslag til sammensætning af bedømmelsesudvalg til ph.d.-udvalget via ph.d.-skolens sekretariat. Institutlederen skal forinden sikre sig, at de foreslåede medlemmer af bedømmelsesudvalget er indforstået med at indtræde i udvalget. Der skal medsendes CV for udefrakommende bedømmere.

Ph.d.-udvalget indstiller på denne baggrund om sammensætning af bedømmelsesudvalget til dekanen, jf. universitetslovens § 16b, stk. 7, nr. 2.

Ph.d.-skolens sekretariat underretter forfatteren om bedømmelsesudvalgets sammensætning. Forfatteren kan gøre indsigelse mod medlemmerne inden for 1 uge. Hvis forfatteren ikke har gjort indsigelse inden for 1 uge, sender ph.d.-skolens sekretariat afhandlingen til bedømmelsesudvalget og hovedvejlederen.

12.1.2 Bedømmelsesudvalgets arbejde

Udvalgets formand opfordres til at tage initiativ til udarbejdelse af tidsramme for bedømmelsesarbejdet, og aftale en foreløbig forsvarsdato straks ved nedsættelse af bedømmelsesudvalget. Forsvarsdatoen skal aftales med bedømmelsesudvalgets medlemmer, hovedvejlederen, den ph.d.-studerende og institutlederen. Datoen meddeles ph.d.-skolens sekretariat, når den er aftalt, men offentliggøres først når der foreligger en positiv indstilling fra bedømmelsesudvalget.

Den ph.d.-studerendes vejledere kan ikke være medlemmer af bedømmelsesudvalget, men hovedvejleder er tilforordnet bedømmelsesudvalget uden stemmeret.

Det påhviler formanden for bedømmelsesudvalget at inddrage hovedvejlederen. Formanden skal sikre sig, at hovedvejlederen indkaldes til bedømmelsesudvalgets møder, orienteres om e-mailkorrespondance o. lign. Hovedvejlederen deltager i udvalgets arbejde bl.a. med henblik på at besvare opklarende spørgsmål om det bagvedliggende ph.d.-forløb og den faglige progression i forskningsprojektet. Formanden har ansvaret for, at hovedvejleder orienteres om den foreløbige bedømmelse af afhandlingen. Hovedvejlederen skal have mulighed for at kommentere den foreløbige bedømmelse og for at afklare eventuelle misforståelser inden den sendes til dekanen, men har ikke stemmeret.

12.2. Den foreløbige bedømmelse af ph.d.-afhandlingen

Bedømmelsesudvalget afgiver senest 2 måneder (i beregningen af de 2 måneder indgår juli måned ikke) efter indleveringen af afhandlingen indstilling til Akademisk Råd, der sendes til dekanen via ph.d.-skolens sekretariat om, hvorvidt ph.d.-afhandlingen er egnet som baggrund for tildeling af ph.d.-graden. Indstillingen skal være begrundet og beror ved uenighed på stemmeflertallet. Indstillingen skal være egnet til at udgøre et beslutningsgrundlag for Akademisk Råd om tildeling af ph.d.-graden. Indstillingen skal underskrives af alle medlemmer af bedømmelsesudvalget. Efter dekanens godkendelse sender ph.d.-skolens sekretariat snarest forfatteren en kopi af indstillingen.

Er afhandlingen efter indstillingen egnet, kan forsvaret finde sted og indstillingen kan godkendes af Akademisk Råd. Bedømmelsesudvalget kan opgive et emne for ph.d.-forelæsningen i forbindelse med bedømmelsen. Forelæsningsemnet skal give forfatteren mulighed for at redegøre for centrale dele af afhandlingen, men behøver ikke begrænses hertil.

Er afhandlingen efter indstillingen ikke egnet, angiver bedømmelsesudvalget i sin indstilling, om ph.d.-afhandlingen kan indleveres igen i revideret form og i så fald inden for hvilken frist.

Forfatteren og hovedvejlederen skal have mulighed for inden for 2 uger at fremkomme med bemærkninger til indstillingen.

På baggrund af bedømmelsesudvalgets samt forfatterens og hovedvejlederens eventuelle kommentarer træffer dekanen i samråd med ph.d.-skolelederen en af følgende afgørelser:

1. At forsvaret ikke kan finde sted.

2. At ph.d.-afhandlingen kan indleveres igen i revideret form inden for en frist på mindst 3 måneder. Indleveres ph.d.-afhandlingen igen, bedømmes den af det tidligere nedsatte bedømmelsesudvalg, medmindre særlige forhold gør sig gældende.

3. At ph.d.-afhandlingen tages under bedømmelse af et nyt bedømmelsesudvalg.

12.3. Forsvaret

Forsvaret skal finde sted tidligst 2 uger efter, at bedømmelsesudvalget har afgivet indstilling, og senest 3 måneder efter indleveringen af ph.d.-afhandlingen, jf. ph.d.-bekendtgørelsens § 20, stk. 2. Formanden for bedømmelsesudvalget aftaler tidspunkt for forsvaret med udvalgets medlemmer og forfatteren, og giver meddelelse herom til ph.d.-skolens sekretariat, jf. afsnit 12.1.2.

Hvis særlige forhold gør sig gældende, kan ph.d.-skolelederen beslutte, at forsvaret udskydes. En udskydelse af forsvaret forudsætter en aftale mellem forfatteren, formanden for bedømmelsesudvalget og ph.d.-skolelederen, herunder om tidspunktet for forsvarets afholdelse, jf. ph.d.-bekendtgørelsens § 20, stk. 3.

Det påhviler bedømmelsesudvalgets formand at sikre, at der bliver reserveret lokale af passende størrelse til forsvaret. Aftales med institutsekretæren. Instituttet forestår de praktiske opgaver i forbindelse med forsvaret (reservation af lokale til forsvaret, evt. udsendelse af indbydelser og reception etc.).

Ph.d.-skolens sekretariat sender meddelelse om forsvaret og evt. forelæsningsemne til forfatteren og bedømmelsesudvalgets medlemmer.

Ph.d.-skolens sekretariat annocerer forsvaret under Kommende arrangementer på Syddansk Universitets hjemmeside og ph.d.-skolens hjemmeside, hvor det engelsksprogede resumé af afhandlingen ligeledes annonceres.. Ph.d.-afhandlingen er offentligt tilgængelig på ph.d.-skolens sekretariat i rimelig tid før forsvaret.

12.3.1. Procedure for forsvar af ph.d.-afhandlingen

Ved forsvaret skal forfatteren have lejlighed til at redegøre for sit arbejde og skal forsvare sin ph.d.-afhandling over for bedømmelsesudvalgets medlemmer. Bedømmelsesudvalget kan forinden forsvaret oplyse forfatteren om et forelæsningsemne, jf. afsnit 12.3.

Forsvaret må højst vare 3 timer, hvoraf de 30-45 min. er afsat til forfatterens forelæsning.

Forsvarshandlingen afvikles normalt som følger:

1. Indledning ved institutlederen eller stedfortræder (ordstyreren), med præsentation af den ph.d.-studerende samt bedømmelsesudvalgets medlemmer. Ordstyreren leder forsvarshandlingen.
2. En 30-45 minutters forelæsning af forfatteren.
3. De tre medlemmer af bedømmelsesudvalget kommenterer afhandlingen og eksaminerer forfatteren. Ordstyreren påser, at denne opposition begrænses til 1 time og 30 minutter fordelt mellem medlemmerne efter intern aftale. Opponeringen skal indeholde konkrete spørgsmål til centrale emner i afhandlingen.
4. Ordstyreren kan tillade spørgsmål fra tilhørerskaren med speciel reference til den afholdte forelæsning.
5. Ordstyreren afslutter forsvarshandlingen. Forinden kan ordstyreren give forfatteren tilladelse til at fremkomme med en eventuel kort kommentar.

Det forventes således ikke indlæg fra hovedvejlederen. Ordstyreren kan dog dispensere fra denne regel efter anmodning fra bedømmelsesudvalget. Hovedvejlederens taletid vil i så fald være begrænset til 30 minutter.

12.4. Tildeling af ph.d.-graden

Efter forsvarshandlingen er afsluttet træder bedømmelsesudvalgets medlemmer sammen. Bedømmelsesudvalget skal på baggrund af ph.d.-afhandlingen og forsvaret vurdere, om kravene til ph.d.-afhandlingen og forsvaret er opfyldte. Bedømmelsesudvalget meddeler indstillingen til dekanen og forfatteren via ph.d.-skolens sekretariat. Indstillingen skal være begrundet og beror ved uenighed på stemmeflertallet. Bedømmelsesudvalgets indstilling kan oplyses mundtligt straks efter forsvaret og skal hurtigst muligt efterfølgende foreligge i skriftlig form. Indstillingen skal underskrives af alle medlemmer af bedømmelsesudvalget.

Ph.d.-graden tildeles, hvis der foreligger indstilling herom fra bedømmelsesudvalget.

Er bedømmelsesudvalgets indstilling negativ, kan dekanen beslutte, at afhandlingen tages under bedømmelse af et nyt bedømmelsesudvalg, hvis forfatteren inden for 1 uge anmoder herom.

12.5. Ph.d.-bevis

Ph.d.-skolens sekretariat udarbejder ph.d.-bevis på dansk og engelsk. På beviset anføres inden for hvilket fagområde ph.d.-graden er opnået, samt titlen på ph.d.-afhandlingen. Beviset underskrives af dekanen. Beviset vedlægges en oversigt på dansk og engelsk over gennemførte kurser og udlandsophold/miljøskift. Ph.d.-beviset overrækkes af rektor ved den årlige ph.d.-afslutning.

Ph.d.-kandidater kan efter anmodning til ph.d.-skolens sekretariat få udstedt ph.d.-beviset umiddelbart efter ph.d.-graden er tildelt.

12.6. Dokumentation for gennemførte dele af ph.d.-uddannelsen

Til ph.d.-studerende, som afslutter uddannelsen uden at have opnået ph.d.-graden, udsteder ph.d.-skolens sekretariat efter skriftlig anmodning dokumentation på både dansk og engelsk for de dele af ph.d.-uddannelsen, som er tilfredsstillende gennemført.