Menu

Forretningsorden for ph.d.-udvalget

FORRETNINGSORDEN FOR

PH.D.-UDVALGET

Ph.d.-udvalgets møder

§ 1. Ph.d.-udvalget udøver sin virksomhed i møder. Rutinesager kan dog afgøres ved skriftlig behandling, hvis ph.d.-udvalgets medlemmer tiltræder dette. Møderne er offentlige, men sager kan behandles for lukkede døre, hvis det på grund af deres beskaffenhed eller omstændighederne i øvrigt anses for nødvendigt eller ønskeligt.

Stk. 2. Sager, der indeholder oplysninger om personlige forhold, skal behandles for lukkede døre.

Stk. 3. Hvis det bestemmes af et eller flere medlemmer af ph.d.-udvalget eller formanden, skal spørgsmål om behandling af en sag for lukkede døre behandles forud for sagsbehandlingen.

Stk. 4. Sager, der behandles for lukkede døre, behandles så vidt muligt sidst.

Stk. 5. Enhver har adgang til at overvære ph.d.-udvalgets offentlige sagsbehandling under iagttagelse af god ro og orden. Hvis en tilhører forstyrrer forhandlingerne, kan formanden udelukke denne eller om fornødent samtlige tilhørere fra mødet.

§ 2. Ph.d.-udvalget afholder møder mindst 2 gange i semestret. Mødet afholdes på Syddansk Universitet. Tid og sted vil fremgå af dagsordenen.

Stk. 2. Ud over de ordinære møder, der er fastsat i forretningsordenerne for de enkelte møder, kan formanden indkalde til ekstraordinære møder.

Stk. 3. Formanden skal indkalde ph.d.-udvalget, når ¼ af medlemmerne skriftligt begærer dette og angiver dagsorden. Mødet skal i så fald afholdes inden 14 dage efter sekretærens/formandens modtagelse af begæringen.

§ 3. Er et medlem forhindret i at deltage i et møde i ph.d.-udvalget, må dette meddeles formanden inden mødets afholdelse. I beslutningsreferatet fra hvert enkelt møde skal anføres, hvilke medlemmer der har været fraværende.

Mødeindkaldelse og fremlæggelse af sager

§ 4. Indkaldelse med dagsorden udsendes af formanden mindst fem dage før mødets afholdelse. Hvis særlige grunde gør det påkrævet, kan indkaldelse med kortere varsel finde sted. Dagsordenen skal oplyse, hvilke sager, der vil komme til behandling på mødet.

Stk. 2. Dagsordenen udsendes til de enkelte medlemmer af ph.d.-udvalget, til rektor samt offentliggøres på Fakultetets ph.d.-hjemmeside.

Stk. 3. De enkelte medlemmer af ph.d.-udvalget kan kræve punkter optaget på dagsordenen. Dagsordenspunkter og materiale til de ordinære møder skal være ph.d.-udvalgets sekretær i hænde mindst 8 dage før mødet.

Stk. 4. Formanden sørger for sammen med dagsordenen at udsende det relevante materiale til forhåndsorientering for medlemmerne.

Stk. 5. Formanden sørger for, at sagerne og oplysninger, der er tilvejebragt til behandlingen af disse, udsendes til de enkelte medlemmer af ph.d.-udvalget senest 3 dage før mødets afholdelse.

Mødeledelse og forelæggelse af sager

§ 5. Formanden, og i hans forfald næstformanden, leder organets møder. Formanden træffer bestemmelse i alle spørgsmål om ledelsen af forhandlingerne og iagttagelse af god orden under mødet. Desuden formulerer formanden de forslag, om hvilke der skal stemmes.

Stk. 2. Medlemmer af ph.d.-udvalget, der ønsker ordet, henvender sig til formanden, som giver ordet til den enkelte i den rækkefølge, der er begæret. Hvis flere begærer ordet samtidigt, bestemmer formanden rækkefølgen.

Stk. 3. Under forhandlingerne rettes ethvert forslag til formanden. Når formanden finder anledning dertil, eller når det begæres af mindst tre medlemmer, skal det besluttes ved afstemning, om en forhandling skal afsluttes.

Stk. 4. Formanden kan lade spørgsmål, der ifølge forretningsordenen afgøres af formanden, afgøre af ph.d.-udvalget.

§ 6. Sagerne behandles i den rækkefølge, som formanden bestemmer, hvorfor rækkefølgen i dagsordenen kan fraviges. Når mindst tre medlemmer fordrer afstemning herom, afgør ph.d.-udvalget dog rækkefølgen for behandlingen af sagerne.

Stk. 2. Ethvert medlem af studienævnet kan ved mødets begyndelse begære ordet vedrørende dagsorden og herunder rejse spørgsmål om sagers overflytning fra behandling for lukkede døre til offentlig behandling og omvendt.

§ 7. Rutinesager, der iflg. § 1 kan afgøres ved skriftlig behandling, sendes af formanden til hvert af medlemmerne med angivelse af frist for tilbagemelding. Ethvert medlem kan ved påtegning af sagen forlange den henvist til behandling i et møde. Formanden sørger i så tilfælde for dens optagelse på dagsordenen for næstfølgende, ordinære møde.

Mødets afholdelse

§ 8. Formanden konstaterer ved hvert mødes begyndelse, om ph.d.-udvalget er indkaldt med lovligt varsel.

Stk. 2. Ph.d.-udvalget er beslutningsdygtigt, når mindst halvdelen af medlemmerne er til stede.

Stk. 3. Beslutning kan kun træffes om sager, der er optaget som selvstændige punkter på den udsendte dagsorden.

Stk. 4. I tilfælde, hvor det er af betydning for behandlingen af en sag, kan formanden lade udenforstående indkalde til på mødet at fremsætte udtalelser eller deltage i forhandlingen uden stemmeret.

§ 9. Efter formandens bestemmelse sker afstemning ved håndsoprækning eller navneopråb. Hvis særlige hensyn gør det ønskeligt, kan afstemning foregå skriftligt på stemmesedler, der udleveres af formanden. Hvis formanden anser udfaldet af en afstemning for givet på forhånd, kan formanden nøjes med at angive den opfattelse, han har af sagens udfald. Hvis intet medlem herefter forlanger afstemning, kan formanden erklære sagen for afgjort i overensstemmelse med den opfattelse, formanden har angivet.

Stk. 2. Beslutninger træffes ved almindeligt stemmeflertal blandt de fremmødte medlemmer, medmindre andet fastsættes. Ved stemmelighed er formandens stemme afgørende.

Stk. 3. Forslag, der har fået flere end halvdelen af de afgivne stemmer, er vedtaget. Hvis der er fremsat mere end to hovedforslag, afgør formanden, hvorvidt afstemningen skal foretages med relativt flertal, således at det forslag, der har fået flest stemmer, er vedtaget, eller hvorvidt afstemningen skal foretages i flere omgange, således at der første stemmes om det mest vidtgående forslag. Sidstnævnte fremgangsmåde anvendes, hvis de fremsatte forslag er formuleret som hovedforslag, ændringsforslag hertil samt eventuelt underændringsforslag. Formanden bestemmer rækkefølgen af afstemninger om ændringsforlagene, men således at afstemningen herom altid er afsluttet før afstemningen af hovedforslaget.

Stk. 4. Såfremt mindst 1/3 af organets medlemmer begærer det, skal formanden lade de i stk. 3 nævnte spørgsmål vedrørende afstemningsmetoden og rækkefølgen af afstemninger afgøre af ph.d.-udvalget.

Underudvalg

§ 10. Forud for nedsættelse af underudvalg træffer ph.d.-udvalget ved flertalsbeslutning afgørelse om underudvalgets kommissorium og størrelse samt om indkaldelsen til dets konstituerende møde.

Stk. 2. Underudvalget skal – medmindre andet bestemmes af ph.d.-udvalget – selv vælge sin formand og afgive skriftlig beretning.

Stk. 3. Udvalg betragtes som opløst, når kommissoriet er opfyldt.

Medlemmernes deltagelse i forhandlinger og afstemninger

§ 11. Medlemmer af ph.d.-udvalget har pligt til at deltage i disse møder.

Stk. 2. Hvis et medlem af ph.d.-udvalget mister sin valgbarhed, afgår i løbet af valgperioden eller erklæres inhabil, jf. de generelle inhabilitetsregler, eller hvis et medlem ved fravær i mindst to måneder på grund af sygdom, studierejse eller lignende er ude af stand til at møde, indkalder ph.d.-udvalget en suppleant. Ph.d.-udvalget træffer selv beslutning om, hvorvidt betingelserne for suppleanternes indtræden er opfyldt.

§ 12. Et medlem af ph.d.-udvalget er udelukket fra at deltage i forhandlinger og afstemninger om sager, hvori den pågældende har privat interesse, jf. de generelle inhabilitetsregler.

Stk. 2. Medlemmer skal underrette ph.d.-udvalget om forhold, der bevirker eller kan give anledning til formodning om inhabilitet. Meddelelse herom skal så vidt muligt gives til formanden inden mødets afholdelse. Studienævnet afgør herefter, om det pågældende medlem skal vige sædet, jf. § 11, stk. 2. Et medlem er ikke afskåret fra at stemme om sin habilitet.

Referater og ekspedition af behandlede sager

§ 13. Ph.d.-udvalgets beslutninger optages i et beslutningsreferat. Dette underskrives af formanden og sekretæren og udsendes og offentliggøres på nettet hurtigst muligt på den i § 4, stk. 2 nævnte måde, hvorefter det forelægges til godkendelse på studienævnets næstfølgende møde.

Stk. 2. Ethvert af medlemmerne samt de i henhold til § 8, stk. 4 tilkaldte kan forlange opfattelser, der afviger fra beslutningerne, optages i referatet. I sager, der skal fremsendes til anden myndighed, kan de tillige forlange, at denne gøres bekendt med indholdet i referatet, idet de ved sagens fremsendelse har adgang til at lade denne ledsage af en begrundelse af standpunktet.

Stk. 3. Referatet skal i øvrigt indeholde oplysning om hvilke medlemmer, der var til stede ved mødets begyndelse og behandlingen af de enkelte punkter, samt om beslutninger under de enkelte dagsordenspunkter og resultatet af en eventuel afstemning med angivelse af de enkelte medlemmers stemmeafgivning.

§ 14. Ekspedition af de sager, der er behandlet af ph.d.-udvalget, påhviler formanden. Alle henvendelser til myndigheder uden for institutionen videreekspederes af rektor.

Valg af formand og næstformand

§ 15. Ph.d.-udvalget indstiller formand blandt ph.d.-udvalgets videnskabelige personale og næstformand blandt de ph.d-studerende på ph.d.-udvalgets konstituerende møde. Afgår én af disse i valgperioden, foretages nyvalg til resten af perioden. Formand og næstformand skal godkendes af dekanen.

Stk. 2. Næstformanden er formandens stedfortræder med de pligter og beføjelser, der er nævnt i Standardforretningsordenen.

Stk. 3. Er der ved valget af formand/næstformand kun foreslået én kandidat, anses denne for valgt uden afstemning. Er der foreslået flere kandidater, er den kandidat valgt, som har opnået flere end halvdelen af de gyldigt angivne stemmer (inkl. blanke stemmer). Har ingen kandidat opnået dette, foretages omvalg mellem de to kandidater, der har højst stemmetal. Har flere end to kandidater opnået højst stemmetal, deltager disse alle i omvalget. Har én kandidat opnået højst og flere kandidater næsthøjest stemmetal, deltager disse alle i omvalget. Ved omvalget er den kandidat valgt, der har højst stemmetal. Har flere ved omvalg til hverv som næstformand opnået højst stemmetal, foretages lodtrækning mellem disse.

Spørgsmål vedrørende forståelse af forretningsordenen

§ 16. Ethvert medlem er forpligtet til at rette sig efter formandens afgørelse med hensyn til forståelsen af forretningsordenens bestemmelser. Hvis det begæres af tre medlemmer, skal formandens afgørelse sættes under afstemning. Spørgsmål vedrørende forståelsen af Standardforretningsordenen skal dog forelægges rektor.

Vi samler statistik ved hjælp af cookies for at forbedre brugeroplevelsen.  Læs mere om cookies

Acceptér cookies