Indkøbspolitikken fastlægger rammerne for Syddansk Universitets indkøbsvirksomhed, og enhver aftale om køb af varer og tjenesteydelser er omfattet af indkøbspolitikken.
Indholdsfortegnelse
1.0.Formål og principper i indkøbspolitikken
2.0.Målsætninger
2.1.Overholdelse af regler
2.2.Miljø
2.3.Standardisering
2.4.Leverandører
3.0.Indkøbsaftaler
3.1.Fælles indkøbsaftaler
3.2.Andre indkøb og annoncering
3.3.Indkøbsportal og E-handel
4.0.Indkøbsorganisation
4.1.Indkøbskontorets funktion
4.2.Indkøbskoordinatorer
4.3.Brugergrupper
5.0.Eksternt samarbejde
6.0.Særlige regler for ansatte
7.0. Leje eller Leasing
1.0. Formål og principper i indkøbspolitikken
Indkøbspolitikken fastlægger rammerne for Syddansk Universitets indkøbsvirksomhed, og enhver aftale om køb af varer og tjenesteydelser er omfattet af indkøbspolitikken.
Formålet med indkøbspolitikken er bl.a. gennem en samordning af de enkelte fakulteters, institutters og afdelingers indkøb af varer og tjenesteydelser at opnå de bedst mulige betingelser for universitetets indkøb.
For at udnytte indkøbsresurserne optimalt, skal Syddansk Universitet optræde som én kunde overfor leverandørerne.
2.0. Målsætninger
2.1. Overholdelse af regler
Indkøb til Syddansk Universitet skal foretages ud fra forretningsmæssige kriterier, dvs. pris, kvalitet, service, leveringssikkerhed og salgs- og
leveringsbetingelser. Indkøbet skal desuden være i overensstemmelse med gældende love, bekendtgørelser, direktiver m.m. herunder EU’s udbudsregler.
Syddansk Universitet skal som indkøbskoncern fremstå som en professionel aktør overfor omverdenen. Universitetets indkøb foregår via indgåede aftaler, der er koordineret og gældende for hele universitetet.
Den decentrale disponent har pligt til at anvende indgåede aftaler for at sikre, at alle indkøb på Syddansk Universitet foregår på de samme betingelser og til de samme nettopriser. På denne måde optimeres indkøbet med henblik på at foretage ”det bedste køb til den bedste pris”.
2.2. Miljø
Universitetets indkøb skal overholde gældende arbejdsmiljønormer og - lovgivning, og universitetet skal tilstræbe at tage miljø- og energimæssige hensyn ved valg af leverandør og produkt.
2.3. Standardisering
Standardisering skal medvirke til at øge konkurrencen blandt mulige leverandører – til fordel for Syddansk Universitet. Standardisering understøtter sammenlignelighed og dermed mulighed for en større grad af substitution af varer. Universitetets ansatte skal bidrage med viden om krav, funktionalitet mv. for at udnyttelsen af standardisering bliver så optimalt som muligt.
2.4. Leverandører
Syddansk Universitet lægger vægt på konstruktive og dynamiske relationer til sine leverandører med henblik på udvikling af det fælles forretningsgrundlag.
Universitetet forpligter sig til at samarbejde med leverandørerne på en hæderlig, seriøs og professionel måde. Der bør være åbenhed mellem parterne, men hvor forholdene kræver det, skal fortrolighed iagttages. Dette indebærer, at hverken universitetets ansatte eller leverandører må videregive informationer om universitetets indkøbsforhold til udenforstående.
Universitetets leverandører forventes at tilføre universitetet relevant viden om markedsforhold, produktudvikling og lignende.
Universitetets leverandører må ikke indgå aftaler på de enkelte fakulteter, institutter og afdelinger, uden det centrale indkøbskontors medvirken, hvis aftalen har en værdi over 500.000 kr.
Universitetets leverandører må ikke forhandle salgsbetingelser i de aftaler -som er indgået centralt af indkøbskontoret - med de enkelte fakulteter, institutter og afdelinger.
Det er indkøbskontorets ansvar, at der løbende sker en vurdering af universitetets samlede leverandører. Så vidt det er muligt skal Syddansk Universitet være uafhængig af enkelt leverandører.
3.0. Indkøbsaftaler
Syddansk Universitet anvender både egne indgåede aftaler og er tilsluttet eksterne aftaler indgået af f.eks. Statens og Kommunernes Indkøbsservice (SKI) samt Finansministeriet. Fælles for alle aftaler er, at de sikrer overholdelse af EU’s udbudsdirektiver og nationale regler vedr. udbud.
3.1. Fælles indkøbsaftaler
Fælles indkøbsaftaler på Syddansk Universitet indgås primært på områder, hvor der er sammenfaldende indkøbsbehov eller -interesser. De fælles indkøbsaftaler indgås med henblik på at fremskaffe varer og tjenesteydelser på de for universitetet bedste vilkår jf. punkt 2.1.
Initiativet til indgåelse af indkøbsaftaler kan komme både fra fakulteter, institutter og afdelinger og fra indkøbskontoret. Ansvaret for at indgå og koordinere aftaler ligger hos indkøbskontoret, som også har ansvaret for udarbejdelse af information om aftaler mv.
Ved indgåelse af indkøbsaftaler skal der lægges vægt på, at leverandøren kan levere elektroniske løsninger.
3.2. Andre indkøb og annoncering
Der kan forekomme indkøb på områder, der ikke er reguleret af aftaler. Ved tvivlsspørgsmål kontaktes indkøbskontoret.
Fakulteternes, institutternes og afdelingernes vurdering af leverandørernes tilbud og overvejelser om indgåelse af bindende aftaler skal foretages ud fra rationelle og objektive kriterier.
Indkøbskontoret skal altid kontaktes, hvis beløbet er over 500.000 kr. Ved aftaler med løbetid vedrører beløbet på 500.000 kr. det samlede køb i aftaleperioden. Indkøb over 500.000 kr. skal annonceres på universitetets
hjemmeside, jf. tilbudsloven.
Ved anskaffelser under kr. 500.000 kr. kan indkøbskontoret deltage, f.eks. hvor der påtænkes indgåelse af en aftale med en ny leverandør.
3.3. Indkøbsportal og E-handel
Hvor det er muligt og økonomisk fordelagtigt, benyttes E-handel til indkøb.
Alle indgåede aftaler (også SKI-aftaler) findes på universitetets indkøbsportal, som herudover indeholder en række oplysninger om og tips til effektive indkøb.
I indkøbsportalen findes også den elektroniske rekvisition, som skal benyttes ved alle indkøb. I indkøbsportalen er der mulighed for at handle direkte i en leverandørs webshop via et login eller via et link til leverandørens hjemmeside.
4.0. Indkøbsorganisation
På Syddansk Universitet er det centrale indkøbskontor organiseret i Regnskabsafdelingen i Økonomiservice. Indkøbskontoret udfærdiger forslag til indkøbspolitikken, som vedtages af Direktionen. Herudover administrerer og koordinerer indkøbskontoret de indgåede indkøbsaftaler for hele universitetet.
Det daglige indkøb af varer og tjenesteydelser foretages decentralt af disponenter på fakulteter, institutter og afdelinger og på baggrund af de samhandelsaftaler, der er indgået på området. Alle indkøb foretages via elektronisk rekvisition. Indkøbskontoret er konsulent og støttefunktion for disponenterne ved konkrete anskaffelser.
4.1. Indkøbskontorets funktion
Indkøbskontorets primære funktion er at indgå aftaler på hele universitetets vegne herunder sikre en leverandørportefølje der passer til universitetets behov for varer og tjenesteydelser.
Indkøbskontoret er leder ved brugergruppers arbejde og er ansvarlig for de administrative opgaver i forbindelse hermed.
Indkøbskontoret forestår universitetets EU-udbud samt sørger for annoncering.
Undtaget herfra kan være forskningsbevillinger, hvor ekstern konsulentvirksomhed kan medvirke.
Indkøbskontoret sørger for, at information om indgåede indkøbsaftaler og anden indkøbsrelevant information videreformidles til fakulteter, institutter og afdelinger. Indkøbskontoret yder også løbende rådgivning efter behov samt arrangerer relevante temamøder o.l. Endelig iværksætter indkøbskontoret også undersøgelser og analyser vedr. universitetets varekøb.
I forbindelse med indkøb af biblioteksmateriale varetager Syddansk Universitetsbibliotek indkøbskontorets funktioner.
4.2. Indkøbskoordinatorer
På de enkelte fakulteter, institutter og afdelinger skal der udpeges et antal indkøbskoordinatorer, som kan medvirke til effektivisering af indkøbet det pågældende sted samt være bindeled til det centrale indkøbskontor i alle indkøbsspørgsmål. Alle indkøbende medarbejdere/disponenter skal sikres kompetenceudvikling indenfor indkøb. Alle disponenter skal være godkendt af leder (institutleder, kontorchef mfl.)
4.3. Brugergrupper
En del af indkøbskontorets arbejde med hensyn til udbud og indgåelse af aftaler forudsætter inddragelse af medarbejdere fra fakulteter, institutter og afdelinger, der i kraft af erfaringer og kvalifikationer har særlige forudsætninger for at medvirke.
I forbindelse med opstart af udbud og etablering af dækkende aftaler på nye indkøbsområder organiseres arbejdet i pilotprojekter, hvis formål er at afprøve, teste og at sikre konkret forankring hos brugerne af aftalerne. Udpegning af repræsentanter til de forskellige brugergrupper sker ved lederens medvirken.
5.0. Eksternt samarbejde
Med henblik på løbende at udvikle Syddansk Universitets indkøbsvirksomhed deltager universitetet aktivt i relevante indkøbsfaglige samarbejder eksempelvis med andre universiteter, ministerier, styrelser og lignende.
Samarbejdet kan bestå i fælles projekter eller generel erfaringsudveksling.
6.0. Særlige regler for ansatte
Ansatte ved Syddansk Universitet, der er identiske med eller pårørende til en tilbudsgiver/leverandør må ikke vedr. denne leverandør indhente tilbud, behandle tilbud eller foretage kontrol med en leverance eller et arbejde.
Ansatte ved Syddansk Universitet, der har egen virksomhed, må ikke foretage leverancer af varer og tjenesteydelser til universitetet, medmindre der foreligger særlig bemyndigelse fra Universitetsdirektøren.
I henhold til Straffelovens § 144 er det ikke tilladt offentligt ansatte at
modtage gaver, tilskud eller lignende fra leverandører, medmindre det drejer sig om beskedne, kutymemæssige gaver ved særlige lejligheder eller består i småting, der distribueres med rent reklamemæssigt formål.
Universitetets ansatte må ikke til privat brug benytte aftaler indgået af universitetet.
7.0. Leje eller Leasing
Leje eller leasing af udstyr bør kun finde sted, hvor det må anses for mere hensigtsmæssigt at leje frem for at købe. Leje eller leasing må kun finde sted med indkøbskontorets medvirken. Leasingaftaler skal godkendes af
Universitetsdirektøren. Finansiel leasing er ikke tilladt.
Indkøbspolitikken er vedtaget af Syddansk Universitets direktion den 11. december 2008.