SDU-ansatte og –afdelinger/institutter har adgang til at gemme og offentliggøre fællesdokumenter til såvel intern som ekstern brug på Sharepoint-serveren, som IT-service stiller gratis til rådighed.
Serveren kan tilgåes via en browser, og eksterne samarbejdspartnere kan også få adgang til det materiale, som anbringes der.
I tillæg til oprettelsen af et fælles område for fx et institut eller en afdeling, får de enkelte brugere også tilknyttet et personligt område hvor man kan gemme dokumenter samt se egne e-mails og kalender (Exchange).
Adgangsrettighederne til de enkelte områder (sites) på Sharepoint kan brugeren vælge at tildele på en sådan måde at indholdet forbeholdes/målrettes bestemte grupper med forskellige læse- og skriverettigheder.
Sharepoint-serveren er tæt integreret med Microsoft Office-pakken. Når en bruger arbejder i Word, Excel mv. kan vedkommende derfor gemme direkte på sit eget/afdelingens område på Sharepoint-serveren.
I forhold til andre typer af fællesdrev er fordelene som nævnt at eksterne brugere let kan tildeles adgang, at der er mulighed for fritekstsøgning i samtlige dokumenter, samt at dokumenter ved ændring automatisk får tildelt et versionsnummer.
I tillæg hertil er der en række andre muligheder i Sharepoint, eksempelvis kan brugerne oprette ”alerts” (beskeder), så man modtager en e-mail hver gang der ændres i dokumenter, der har speciel interessere.
Man kan også oprette ”arbejdsrum” (”workspaces”) i tilknytning til møder, med henblik på organisering af deltagere, dagsordener, dokumenter mv. Det er også muligt hurtigt at gennemføre små undersøgelser (”surveys”) blandt en gruppe af brugere.
For vejledninger og yderligere oplysninger - klik her.
Uddannelse: Inge afholder kursus i Sharepoint administration via Det Central Uddannelsesudvalg på SDU. Tilmelding via deres hjemmeside.
Kontaktperson: IT-koordinator Inge Hansen.