Studenterpolitiske midler

Retningslinjer for økonomisk tilskud til studenterpolitisk arbejde på Syddansk Universitet

Studenterpolitiske midler
Følgende midler uddeles:

• De studenterpolitiske organisationer tildeles et rådighedsbeløb på kr. 15.000 for hver valgt studenterpolitiker til bestyrelse, Universitetsrådet samt til de akademiske råd, dvs. i alt 17 studenterpolitikere.
• Den enkelte studenterpolitiske organisation, som sammenlagt det givne år får flest stemmer til valgene til bestyrelse, Universitetsrådet og til de akademiske råd, får tilbud om at løse en række ekstra opgaver og forpligtelser det kommende år. Stemmetallene opgøres for de enkelte studenterpolitiske organisationer, dvs. valgforbund med andre organisationer tæller ikke. Hvis organisationen ikke ønsker at tage imod dette tilbud, går tilbuddet videre til den organisation, der har fået næst-flest stemmer, osv. Ordningen evalueres løbende.
• De to studenterpolitiske medlemmer af bestyrelsen tildeles endvidere et beløb fra Ministeriet for Forskning, Innovation og Videregående Uddannelser, som fordeles efter antal stemmer.

Regler for de studenterpolitiske midler
Midlerne tildeles den studenterpolitiske organisation, som opstiller studenterpolitikeren. Tildeling og udbetaling sker ikke til enkeltpersoner. Midlerne administreres af Syddansk Universitet ved at overføre de tildelte midler til den studenterpolitiske organisations analysenummer, hvorfra midlerne anvendes inden for rammerne af disse retningslinjer.

For at få refunderet udgifter skal den studenterpolitiske organisation have oprettet en forening med blandt andet vedtægter, formand og kasserer, som er ansvarlig for den studenterpolitiske organisations anvendelse af midlerne. Endvidere skal der udarbejdes en liste over personer, som kan disponere over den enkelte organisations midler. Ledelsessekretariatet kan være behjælpeligt med forslag til vedtægter, hvis dette ønskes.

Hvis en studenterpolitiker ønsker at forlade studenterpolitik i valgperioden og pladsen overtages af vedkommendes suppleant, sker der ingen ændring i forhold til de studenterpolitiske midler, da midlerne er tildelt den studenterpolitiske organisation.

Hvis en studenterpolitiker udtræder af den studenterpolitiske organisation i valgperioden for at oprette endnu en studenterpolitisk organisation eller for at overgå til en anden studenterpolitisk organisation, træffer Rektor beslutning om, hvad der skal ske med de resterende midler.

Midler fra studenterpolitiske organisationer, der ikke genopstiller eller nedlægges, tilfalder puljerne til studenterpolitiske aktiviteter.

De ministerielle midler, der er tildelt medlemmer af bestyrelsen, overføres til en bankkonto, der tilhører den valgte studenterrepræsentants organisation. Der aflægges særskilt regnskab for brugen af disse midler direkte til Ministeriet for Forskning, Innovation og Videregående Uddannelser.

Retningslinjer for anvendelse af studenterpolitiske midler
Der er følgende overordnede retningslinjer:

• For dispositioner under kr. 3.000, som samtidig er nævnt på positivlisten, kan de studenterpolitiske organisationer råde frit over de studenterpolitiske midler.
• For dispositioner over kr. 3.000 skal der forinden søges forhåndsgodkendelse, uanset om formålet er nævnt på positiv-listen.
• For dispositioner uden for positiv-listen skal der forinden søges forhåndsgodkendelse uanset beløbsstørrelse.

Illustreret ved:

Forhåndsgodkendelser sendes til Ledelsessekretariatet. Kontaktperson er Louise Dupont Heidemann, tlf. 6550 1072, e-mail: lohe@sdu.dk

Andre henvendelser i forhold til de studenterpolitiske midler kan ske til sekretariatet i Teknisk Service. Kontaktperson er Helle Borup, tlf. 6550 2783, heb@sdu.dk og Pia Vissing, tlf. 6550 2788, e-mail: pivh@sdu.dk

Positiv-liste for de studenterpolitiske midler
De studenterpolitiske midler er tiltænkt udgifter i forbindelse med:

• Kontorhold. Rimelige og nødvendige kontorholdsudgifter ved indkøb i StudenterButikken eller i Studenterboghandler på universitetets campusser.
• Indenrigsbefordring. Dokumenteret indenrigsbefordring til politiske arrangementer. Dokumentationen skal indeholde rejseafregning med originale bilag, angivelse af formål med rejsen og hvem der har rejst. Syddansk Universitets rejseafregningsblanketter kan benyttes (fås i sekretariatet i Teknisk Service).
• Egen fortæring i forbindelse med udenbys møder. Der refunderes max. 150 kr. pr. hel dag. For at opnå refusion skal formål med mødet og mødets deltagere angives.
• Repræsentation. Der refunderes max. 150 kr. pr. deltager. Der kan lejes lokaler til mødeformål m.m., og der kan afholdes udgifter til evt. rengøring. Det henstilles, at møderne holdes på universitetet, og at indkøbene foretages via Eurest. For at opnå refusion skal formål med mødet og mødets deltagere angives.
• Reklameartikler. Bl.a. trykning af T-shirts og valgplakater. For trykning henstilles der til så vidt muligt at benytte Universitetets trykkeri, Print & Sign. Materialet må ikke bære universitetets logo.
• Kontingenter.
• Bøger, publikationer m.m.

Studentermedhjælp. Endvidere kan de studenterpolitiske midler anvendes til ansættelse af studentermedhjælp. Dette skal i alle tilfælde ske via sekretariatet i Teknisk Service, da vedkommende ansættes i Fællesområdet.

Midlerne må ikke bruges til:

• At tildele andre studerende eller studenterorganisationer midler, gaver eller sponsorater.
• Permanent lokaleleje.
• Udgifter til depositum (aftaler der løber over længere tid), eksempelvis til nøgler. Dette gælder ikke depositum i forhold til enkeltarrangementer.

Refusion og praktisk vedrørende anvendelse af de studenterpolitiske midler
Sekretariatet i Teknisk Service har den daglige administration af de studenterpolitiske midler.

For at opnå refusion skal man være opmærksom på følgende:

• For at undgå at studenterpolitikerne skal lægge penge ud og for at lette administration af midlerne, skal der så vidt muligt købes via rekvisition. Dette gælder al køb dvs. både på SDU (kantiner, studenterboghandlere, Studenterbutikken mv.) og udenfor SDU.
• Køb via rekvisition foregår ved, at man inden købet henvender sig i sekretariatet i Teknisk Service, som udleverer rekvisitionen – en blanket til brug for købet. Dermed sendes regningen direkte til sekretariatet for Teknisk Service og købet er fra første færd inde i det elektroniske betalingssystem.

Det er desuden muligt at købe ved eget udlæg, hvis man ikke har en rekvisition med i forbindelse med købet. Udlæg refunderes i givet fald mod aflevering af dokumentation (bilag/faktura/formål/deltagerlister) til sekretariatet i Teknisk Service. Af praktiske grunde – nævnt ovenfor – henstilles til, at man begrænser anvendelsen af udlæg.

• Ved enkeltkøb over 3.000 kr. eller ved køb, som ikke er omfattet af positiv-listen skal der foreligge en forudgående forhåndsgodkendelse fra Ledelsessekretariatet, beskrevet ovenfor under anvendelse.

Andre forhold der vedrører det studenterpolitiske arbejde
Lokaler og arbejdsplads
Syddansk Universitet stiller lokaler til rådighed og indretter arbejdsplads for de studenterpolitiske organisationer. Indretning af arbejdsplads finansieres over puljen til studenterpolitiske aktiviteter.

De studerendes tale til Syddansk Universitets årsfest
Den studerende, som personligt har fået flest stemmer ved valget til bestyrelsen, får tilbudt at holde talen på vegne af de studerende.

Valg
Tidsplanen for valg 2013 forventes at være:

Medio september 2013: Valget udskrives

Ultimo oktober 2013: Frist for indlevering af kandidatlister

Ultimo november 2013: Afholdelse af valg

De studerende er selv ansvarlige for at følge op på, om denne tidsplan vil være gældende.

Ledelsessekretariatet, april 2013