Vedtægter

§ 1.
Navn og hjemsted
Foreningens navn er ”SDU Idræt Odense” og foreningen er hjemmehørende i Odense kommune. Foreningen er stiftet 14.februar 2013.
 
§ 2.
Formål
Foreningen har til formål at give studerende- og ansatte på Syddansk Universitet mulighed for at dyrke idræt i deres fritid.
 
§ 3.
Organisatoriske forhold
Foreningen kan indgå medlemskab af de forbund som støtter foreningens aktiviteter, som f eks. specialforbund under Danmarks Idræts-Forbund (DIF), Danske Gymnastik- og Idrætsforeninger (DGI), Dansk Firmaidræts Forbund (DFIF) og Danske Studenters Idrætsforbund (DSI).
 
§ 4.
Foreningens organisation
Foreningen består af en hovedafdeling og et antal aktivitetsafdelinger (fig.1) og den daglige ledelse udøves af forretningsudvalget på vegne af generalforsamling, hovedbestyrelse, afdelingsgeneralforsamling og afdelingsbestyrelsen (fig.2).
 
Stk.2. Foreningen optager det antal afdelinger, der skønnes nødvendigt for at kunne tilgodese aktuelle interesser – og i henhold til foreningens formål.

Stk.3. En aktivitetsafdeling optages på en generalforsamling efter indstilling fra hovedbestyrelsen.

Stk.4. En aktivitetsafdeling skal bære navnet SDU [idrætsaktivitet] – f.eks. SDU Fodbold eller SDU Løb.

Stk.5. En aktivitetsafdeling defineres som afdeling, når der er minimum 10 aktive medlemmer og en afdelingsbestyrelse.

Stk.6. En aktivitetsafdeling forpligter sig til, at skulle leve op til SDU Idræts Odense formål.

Stk.7. En aktivitetsafdeling kan nedlægges hvis den ikke lever op til definitionen i stk.5 eller hvis flertallet af fremmødte stemmeberettigede medlemmer til foreningens generalforsamling, på baggrund af indstilling fra hovedbestyrelse, stemmer herfor. Aktivitetsafdelingen aktiver vil ved nedlæggelse tilfalde SDU Idræt Odense.

Stk.8. En ny aktivitet kan til enhver tid igangsættes af forretningsudvalget. Aktiviteten skal indenfor maximalt 2 år vurderes, således at den herefter enten udøves i en eksisterende aktivitetsafdeling, i en nyoprettet aktivitetsafdeling eller afvikles. Indtil da ledes den af forretningsudvalget. 
 
§ 5.
Medlemmer
Som medlem af SDU Idræt Odense optages alle, der tilslutter sig foreningens formål.

Stk.2. Der kan optages aktive såvel som passive medlemmer – og både studerende og ikke-studerende. Alle medlemmer skal være registreret i foreningen og er forpligtet til at betale kontingent, indtil skriftlig udmeldelse finder sted.

Stk. 3. Alle studerende i Odense, og ansatte ved Syddansk Universitet kan blive medlem af foreningen ved indbetaling af gebyr/kontingent, og ved tilmelding til en eller flere af foreningens aktiviteter.

Stk.4. Som aktivt medlem er man berettiget til én aktivitet i foreningen, men kan mod merbetaling deltage i flere.

Stk.5. Hovedbestyrelsen kan, efter indstilling fra en afdelingsbestyrelse, udelukke et medlem af foreningen, når den finder særlige forhold herfor, dog først når det pågældende medlem har haft lejlighed til at udtale sig.

Stk.6. Udelukkede medlemmer kan efter anmodning få deres sag behandlet på førstkommende generalforsamling.

Stk.7. Afdelingsbestyrelsen kan dog udelukke medlemmer fra egen aktivitetsafdeling, når særlige forhold taler herfor, eksempelvis upassende opførsel, misbrug af rekvisitter, manglende kontingentbetaling mm.

Stk.8. Medlemmer med over 3 måneders restance kan udmeldes af foreningen og kan først indmeldes igen, når restancen er afhjulpet.
 
§ 6.
Generalforsamlingen
Generalforsamlingen er foreningens øverste myndighed i alle anliggender. Den ordinære generalforsamling afholdes hvert år inden 1.april og skal indkaldes skriftligt inden 3 uger før afholdelse.

Stk.2. Forslag, der ønskes behandlet på generalforsamlingen skal være formanden i hænde skriftligt senest 14 dage før generalforsamlingens afholdelse og skal udsendes til foreningens medlemmer senest 8 dage for generalforsamlingen.

Stk.3. Dagsordenen skal mindst indeholde følgende:

1. Valg af dirigent.
2. Formandens beretning.
3. Kassereren fremlægger det reviderede regnskab til godkendelse, samt fremlægger budget for det kommende år.
4. Behandling af indkomne forslag.
5. Valg af formand og sekretær til hovedbestyrelsen i ulige år og valg af næstformand og kasserer i lige år. Alle for 2 år, alle er valgbare.
6. Valg af 1 revisor.
7. Valg af 1 revisorsuppleant for 1 år.
8. Fastsættelse af foreningskontingent.
9. Eventuelt.

Stk.4. Generalforsamlingen er beslutningsdygtig uanset de fremmødte medlemmers antal.

Stk.5. Stemmeberettigede er alle aktive medlemmer.

Stk.6. Generalforsamlingen vælger en dirigent til at lede forsamlingen. Dirigenten må ikke være medlem af noget udvalg eller bestyrelse i foreningen.

Stk.7. Generalforsamlingens beslutning indføres i protokol, hvor også referat af forhandlingerne optages i det omfang dirigenten eller generalforsamlingen bestemmer.

Stk.8. Generalforsamlingen træffer beslutninger ved almindelig stemmeflertal. Og ønsker en person skriftlig afstemning, skal dirigenten imødekomme dette.

Stk.9. Generalforsamlingen kan omgøre beslutninger og afgørelser, der er truffet på afdelingsgeneralforsamlinger, såfremt de måtte være i strid med foreningens vedtægter.

Stk.10. Alle medlemmer har taleret. Alle personlige valg afgøres ved almindeligt stemmeflertal.
 
§ 7.
Hovedbestyrelsen
Hovedbestyrelsen består af formand, næstformand, kasserer og sekretær, som vælges efter § 6 og afdelingsformændene, som vælges efter § 9.

Stk.2. I tilfælde af at formand, næstformand, kasserer eller sekretær udtræder af bestyrelsen i utide, beslutter hovedbestyrelsen hvem der påtager posterne indtil kommende generalforsamling.

Stk.3. Der er mødepligt til hovedbestyrelsesmøderne. Formanden indkalder til hovedbestyrelsesmøder ved fremsendelse af dagsorden, og der skal afholdes mindst to møder pr. år.

Stk.4. I hovedbestyrelsesafgørelser, hvor der er stemmelighed, er formandens subsidiært næstformandens stemme afgørende.
 
§ 8.
Forretningsudvalget
Forretningsudvalget består af hovedbestyrelsens formand, næstformand, kasserer og sekretær samt Syddansk Universitets aktivitetsmanager eller af denne udpeget person.

Stk.2. Forretningsudvalget har den daglige ledelse af foreningen under ansvar over for hovedbestyrelsen og skal fungere som serviceorgan og vejleder for afdelingerne med hensyn til bl.a. kommune- og organisationsanliggender m.v.

Stk.3. Forretningsudvalget skal fungere som rådgivende og hjælpende organ og tilstræbe et overblik over foreningens interesser udadtil. I forretningsudvalgsafgørelser, hvor der er stemmelighed, er det formandens - subsidiært næstformandens - stemme, der er udslagsgivende.

Stk.4. Forretningsudvalget afholder møder hver anden måned eller efter behov, og fastsætter selv sin forretningsorden, der skal tilgå hovedbestyrelsen, ligesom der skal føres skriftligt beslutningsreferat.

Stk.5. Forretningsudvalget er beslutningsdygtigt, når 3 af dets medlemmer er til stede.

Stk.6. Hovedbestyrelsen kan nedsætte ad hoc udvalg, der refererer til forretningsudvalget.

Stk.7. Referat skal tilgå hovedbestyrelsen.

§ 9.
Aktivitetsafdelingsgeneralforsamling
Aktivitetsafdelingsgeneralforsamlingen er beslutningsdygtig uanset de fremmødte medlemmers antal.

Stk.2. Afdelingens generalforsamlingsdagsorden skal mindst indeholde følgende:

1. 1.Valg af dirigent.
2. Beretning om afdelingens virksomhed i det forløbne år og mål for kommende år.
3. Kassereren fremlægger det reviderede regnskab til godkendelse, samt fremlægger budget for det kommende år.
4. Behandling af indkomne forslag
5. Valg af afdelingsbestyrelse og suppleant i henhold til § 10.
6. Eventuelt.

Stk.3. Stemmeberettigede er alle aktive medlemmer i den pågældende aktivitetsafdeling.

Stk.4. Generalforsamlingen træffer beslutninger ved almindelig stemmeflertal. Og ønsker en person skriftlig afstemning, skal dirigenten imødekomme dette.

Stk.5. Beslutninger truffet på aktivitetsafdelingsgeneralforsamling må ikke være i strid med foreningens vedtægter.

Stk.6. Aktivitetsafdelingsgeneralforsamling indkaldes skriftligt 14 dage før afholdelse og skal afholdes senest 3 uger før den samlede forenings generalforsamling.

Stk.7. Afdelingens mål og budget for kommende år skal godkendes af afdelingsgeneralforsamlingen, således det kan bringes videre til foreningens generalforsamling.

Stk.8. Af budgettet skal det fremgå hvilke udgifter aktivitetsafdelingen forventer at have til:

• Sportslige aktiviteter, som f.eks. materiale, turneringgebyr, trænere, uddannelse, træningslejre mm.
• Sociale aktiviteter, som f.eks. træningsophold, fester mm.
• Administration, som f.eks. lederuddannelse, mødeaktivitet.

Det skal også fremgå hvordan disse udgifter forventes dækket og herunder også en indstilling til hovedbestyrelse om kommende kontingent.

Stk.9. Ekstraordinær afdelingsgeneralforsamling kan indkaldes af afdelingsbestyrelsen eller når mindst 1/3 af afdelingens stemmeberettigede medlemmer ønsker det.

Stk.10. Ekstraordinær afdelingsgeneralforsamling skal afholdes senest fire uger efter begæringens modtagelse. For så vidt angår krav til indkaldelsen, mødets ledelse, afstemning m.m. gælder de samme bestemmelser som for den ordinære generalforsamling.
 
§ 10.
Afdelingsbestyrelsen
Afdelingsbestyrelsen skal have konstitueret sig senest 1 uge efter afdelingsgeneralforsamling. Bestyrelsen består som minimum af en formand, kasserer og aktivitetsansvarlig, der alle vælges for 2 år ad gangen. Formanden og aktivitetsansvarlig vælges på lige og kassereren på ulige årstal.

Stk.2. I tilfælde af, at et bestyrelsesmedlem udtræder af bestyrelsen i utide, konstituerer bestyrelsen sig selv indtil kommende generalforsamling.

Stk.3. Afdelingsbestyrelsen udøver sin virksomhed under ansvar over for aktivitetsafdelingsgeneralforsamlingen og hovedbestyrelsen. Afdelingsbestyrelsen bestemmer over sin idrætslige og økonomiske virksomhed.

Stk.4. Afdelingsbestyrelsen udarbejde budget for afdelingens aktiviteter og skal udarbejde skriftligt referat fra bestyrelsesmøder og generalforsamling, som skal tilgå forretningsudvalget.

Stk.5. Afdelingsbestyrelsen kan nedsætte ad hoc udvalg, der refererer til afdelingsbestyrelsen og forretningsudvalget.
 
§ 11.
Fordeling af faciliteter og lokaler
Hovedbestyrelsen har det overordnede ansvar for ansøgning om- og fordeling af faciliteter og lokaler, samt udredning af det økonomiske forhold i forbindelse hermed.
 
§ 12.
Tegningsret
Foreningen tegnes af formand og kasserer. Dog tegnes foreningen ved køb, salg eller pantsætning af fast ejendom eller løsøre samt ved optagelse af lån over en samlet værdi på kr. 10.000,00 ved underskrift af mindst 2/3 af den samlede hovedbestyrelse under ansvar overfor generalforsamlingen.
 
§ 13.
Hæftelse
Foreningen hæfter udelukkende med sin formue for sine forpligtelser. Medlemmer hæfter ikke personligt for foreningens forpligtelser og kan ikke gøre krav på nogen del af foreningens formue eller udbytte.
 
§ 14.
Regnskab
Forenings- og afdelingsregnskabsår følger kalenderåret.
 
§ 15.
Revision
De valgte revisorer må ikke have andre funktioner i foreningsledelsen.

Stk.2. Revisorernes funktionstid er 2 år. 1 revisorsuppleant vælges for 1 år ad gangen og må ikke have andre funktioner i foreningsledelsen.

Stk.3. Revisorerne skal gennemgå og påtegne regnskabet, samt på forlangende forevises bilag til regnskabet.
 
§ 16.
Ekstraordinær generalforsamling
Ekstraordinær generalforsamling kan indkaldes af hovedbestyrelsens flertal, når mindst 1/3 af aktivitetsafdelingerne ønsker det eller når mindst 1/3 af foreningens stemmeberettigede medlemmer fremsender skriftlig begæring og begrundelse herom.

Stk.2. Ekstraordinær generalforsamling skal afholdes senest fire uger efter begæringens modtagelse. For så vidt angår krav til indkaldelsen, mødets ledelse, afstemning m.m. gælder de samme bestemmelser som for den ordinære generalforsamling.
 
§ 17.
Ændringer af vedtægter
Ændring af foreningens vedtægter kan ske på enhver generalforsamling, ordinær som ekstraordinær, når mindst 2/3 af de fremmødte stemmeberettigede medlemmer stemmer for ændringerne.

Det er dog muligt at ændre vedtægterne ved almindelig stemmeflertal på 2 på hinanden følgende generalforsamlinger med mindst 14 dages mellemrum.
 
§ 18.
Opløsning og udmeldelse
Foreningens eventuelle opløsning kan kun ske, når det vedtages på 2 på hinanden følgende generalforsamlinger med 3 ugers mellemrum, og når mindst 2/3 af de fremmødte stemmeberettigede medlemmer stemmer derfor.

I tilfælde af opløsning tilfalder foreningens midler Syddanske studerende eller en anden studenterpolitiskforening knyttet til Syddansk Universitet.
 
§ 18.
Kommunikation
Foreningens kommunikation baserer sig primært på elektroniske medier, som f.eks. e-mail, hjemmeside, facebook mm. Det betyder at indkaldelser og referater mm. kommunikeres via en eller flere af disse medier.

Stk.2. Det er medlemmernes ansvar, at foreningen er opdateret med hensyn til f.eks. adresse og e-mailadresse